Arhiva actuală

De la Wikipedia, enciclopedia liberă.
Salt la navigare Salt la căutare

1leftarrow blue.svg Element principal: Arhivă .

"Arhiva actuală este ansamblul de documente produse sau, în orice caz, dobândite de un subiect în îndeplinirea funcțiilor sale și referitoare la afacerea în discuție."

( Carucci-Guercio , p. 204 )

Arhiva actuală , conform legislației italiene, este prima fază din viața arhivei . În perioada actuală are loc nașterea documentației, care este imediat considerată „arhivă” (conform setării teoreticianului din secolul al XVII-lea Baldassarre Bonifacio la baza acestui sistem), spre deosebire de setarea zonei germanice, unde această faza se numește „înregistrare curentă”. Odată ce faza „curentă” s-a încheiat, urmează faza de depunere .

Arhiva actuală

Concepţie

În perioada curentă arhiva este creată sau primește noi hârtii, care sunt create prin dezvoltarea naturală a activității producătorului pentru tratarea tranzacției și sunt legate între ele prin intermediul obligațiunii . De exemplu, se va produce corespondență (intrată și ieșită), rezoluții (în cazul entităților publice), acte etc. Arhiva actuală, prin urmare, are în esență scopuri practice, administrative (contabile) și juridice [1] : nu există încă scopuri istorice, tipice fazei arhivelor istorice [2] . În plus, este important să reiterăm faptul că organizarea corectă a materialului arhivistic în timpul fazei „active” este fundamentală, deoarece are repercusiuni depline asupra celor două faze succesive ale arhivei în sine, după cum confirmă Angelo Giorgio Ghezzi:

„... importanța arhivei„ actuale ”este evidentă, deoarece capacitatea de a gestiona informațiile și capacitatea de a coordona mai bine inițiativele pe care societatea intenționează să le activeze în diferite sectoare depind în mare măsură de structurarea și funcționarea corectă a acesteia.”

( pag. 259 )

Reguli

Organisme de stat și publice

Arhiva actuală prin lege ( DPR nr. 1409/1963) conține toate fișierele deschise și toate fișierele închise din anul calendaristic curent (perioada minimă de stocare), chiar dacă se prevede că documentele pot rămâne în această fază cel puțin pentru cinci ani, așa cum este stabilit în planul de management [3] . Prin urmare, se poate întâmpla ca arhiva actuală să conțină și materiale neuniforme cronologic, produse în ani diferiți. De fapt, practicile deschise, în cazuri deosebit de complexe, pot continua să crească timp de decenii.

Entități private

În Italia, subiecții privați nu sunt supuși unor reglementări speciale în materie de arhivă, astfel încât gestionarea arhivei curente, începând cu celelalte faze, este gratuită. Doar unele tipuri de documente, legate în principal de chitanțe de plată și contabilitate, trebuie păstrate în conformitate cu reguli specifice pentru o anumită perioadă de ani. Excepție fac arhivele private declarate a fi de interes istoric deosebit de semnificativ (articolul 10-13 din Codul patrimoniului cultural și peisaj , Decretul legislativ 42/2004), care sunt asimilate arhivelor organismelor publice.

Gestionarea arhivei curente

În ceea ce privește gestionarea arhivei în faza actuală, aceasta este definită în aceste cuvinte de Paola Carucci și Maria Guercio:

„Gestionarea arhivei actuale înseamnă, prin urmare, funcția generală și sistematică de organizare și control exercitată de o entitate asupra documentației sale actuale pentru a avea suportul informațional-documentar necesar pentru desfășurarea eficientă a activităților sale atât în ​​scopuri interne, cât și juridice și în scopuri de transparență administrativă. "

( Carucci-Guercio , p. 204 )

Pentru a înlătura această gestionare, în faza primară a vieții arhivei, se utilizează o serie de instrumente pentru înregistrare , clasificare și, în final, colaționarea documentelor.

Înregistrare sau protocol

Pictogramă lupă mgx2.svg Același subiect în detaliu: Registrul protocolului .

Protocolul este registrul pe care se transcriu progresiv documentele și actele care intră și ies din subiect. Această înregistrare, dacă este efectuată în conformitate cu legea, are un caracter de certitudine publică și recunoscută, adică este „autentică” în cazul unei dispute juridice: de fapt, sunt notate principalele elemente care caracterizează acea unitate documentară. În concluzie, scopul înregistrării este de a acorda atenție problemei stocării pe termen lung, inalterabilității datelor și de a se asigura că aceste date nu sunt pierdute sau șterse și din acest motiv, așa cum a reiterat Eugenio Casanova în manualul său al Arhivisticii din 1928 [4] și de către DGA , protocolul joacă un rol fundamental:

"Protocol. Protocolul este registrul pe care documentele trimise și primite de o instituție sunt adnotate zilnic. Toate elementele care apar în partea inițială a documentului sunt înregistrate în casetele corespunzătoare din registrul protocolului. Adnotarea din registrul protocolului constituie dovada autenticității documentului și este o operațiune prin care un document devine parte integrantă a unei arhive: clasificarea și referința la cele anterioare și ulterioare, raportate în registrul protocolului, leagă documentul respectiv cu celelalte din aceeași arhivă aparținând aceluiași dosar, stabilind acea legătură de arhivă sau necesitate care califică și distinge documentația arhivei unei instituții de cea a altor organisme. "

( Glosar , Protocol )
Nașterea protocolului

În secolul al XVIII-lea , confruntat cu dezordinea arhivelor și lipsa unei ordonări a documentelor conținute în acestea, Maria Tereza a Austriei , cancelarul ei Kaunitz și apoi Napoleon Bonaparte au ordonat o reorganizare internă a sistemului arhivistic, impunând atât numărul de protocol care indexul de înregistrare.

Procedura
  1. Numărul protocolului . Atunci când un document este creat de producător sau îl primește prin achiziționarea acestuia, acesta trebuie identificat / identificat de o persoană cu o pregătire specifică, adică protocolarul . Protocollistul, în primul rând, atribuie documentului de intrare sau de ieșire un număr, care este anual și progresiv (în acest din urmă caz ​​se mai numește „analitic” [5] ), urmând legislația actuală care definește protocolul ca «a act public de credință privilegiată " [6] .
  2. Registrul protocolului . Pe lângă atribuirea unui număr documentului, toate datele care identifică acel document trebuie notate în registrul protocolului conform legilor care au intrat în vigoare în 1897 pentru municipalități și în 1900 pentru birourile de stat [7] . În urma impunerii administrațiilor publice de a înlocui protocolul clasic cu protocolul IT ( DPR 428/1998), cele mai importante date pentru identificarea documentului trebuie înregistrate în acest protocol [8] :
    • Număr protocol atribuit
    • Data documentului , ținând cont de faptul că data documentului poate să nu fie aceeași cu data înregistrării, este necesar să se precizeze cazul înregistrării unui document care vine din exterior. În acest caz, documentul va fi înregistrat cu o dată diferită (data de arhivare ) față de data istorică (adică data la care este produs).
    • Expeditor și destinatar
    • Locul de origine sau de destinație
    • Subiectul documentului
    • Mijloace de transmitere
    • Numărul de atașamente
    • Numele ofițerului însărcinat cu dosarul
    • Indice de clasificare a documentelor, index bazat pe titlu sau plan de clasificare

Clasificarea

Pictogramă lupă mgx2.svg Același subiect în detaliu: Titlul clasificării .

Clasificarea este a doua etapă a organizării arhivei curente. După ce ați identificat documentele cu un număr de protocol și le-ați marcat în registrul corespunzător, este necesar să le clasificați printr-un plan de clasificare (sau titlu ), adică un cod „împărțit în categorii și eventual în alte sub-partiții, conform la care documentele arhivei curente sunt grupate după o ordine logică " [9] stabilită de producător în funcție de nevoile acestuia din urmă, element pentru care proprietarii își pot asuma o structură diferită în funcție de nevoile instituției. Sarcina principală a planului de clasificare este de a reflecta activitățile producătorului și, deși structura acestuia, nu poate fi modificată, deoarece nu riscă să afecteze legătura dintre documentele produse [10] .

Colaţionare

După ce ați înregistrat și înregistrat documentul, trebuie să faceți față acelei oferte. Din punct de vedere arhivistic, dacă este primul document care deschide o afacere, trebuie deschis un nou fișier ; dacă tratează un subiect aflat deja în curs, este inserat în documentul care trebuie să existe deja . Fișierul, un exemplu de unitate arhivistică , conține unitățile documentare ordonate în ordine cronologică inversă. Documentele, la rândul lor, sunt protejate de o cămașă pe care este necesar să scrieți:

  • Anul deschiderii dosarului
  • Anul închiderii dosarului
  • Numărul anual al dosarului
  • Obiect sintetic, dar identificator
  • Notarea trecerii la arhiva depozitului sau la arhiva istorică sau a deșeurilor
  • Lista documentelor conținute

Fundamental pentru gestionarea fazei de colectare este un instrument numit repertoriul de fișiere , adică „ registrul pe care fișierele sunt adnotate cu un număr progresiv în funcție de ordinea cronologică în care sunt constituite în cadrul subdiviziunilor titularului: repertoriul trebuie organizată în așa fel încât să reproducă subdiviziunile titularului " [11] .

Închiderea arhivei actuale: cantitatea maximă de deșeuri

La începutul fiecărui an (în general în primele 15 zile ale lunii ianuarie ) arhivarul responsabil închide registrul protocolului și merge la toate birourile individuale pentru a colecta toate fișierele completate, punându-le împreună în serie (la rândul lor constând dintr-unul sau mai multe foldere ) care sunt reasamblate în conformitate cu codurile titularului clasificării . Fișierele practicilor care au fost încheiate trec astfel în arhiva de depozitare [12] și, pentru a trece direct la această fază, este necesar să existe un plan de conservare sau o cantitate maximă de deșeuri , care să stabilească durata „vieții” active ” a documentelor oficiale.

Organizarea documentației

Pictogramă lupă mgx2.svg Același subiect în detaliu: Arhivă § Structura arhivei .

Premisă

Când vine vorba de instituirea unei organizări de documente pentru gestionarea practică, este important să structurați arhiva în funcție de structura și activitatea producătorului, cu o anumită libertate în alegerea celei mai potrivite forme. Pentru unele subiecte ar putea fi util să împărțiți lucrările în fișiere pentru fiecare sector de activitate sau pentru fiecare zonă geografică în care funcționează sau, dacă există un număr limitat de contacte externe, pentru fiecare client / furnizor, în ordine alfabetică (și apoi cronologic).

Pentru structurile de dimensiuni mici (arhive personale sau activități individuale) poate fi uneori suficient un criteriu cronologic, cu producția documentară inclusă într-un singur număr, în ordinea sosirii. Alteori unitățile de arhivă sunt împărțite în funcție de suport: material de hârtie (legat, cum ar fi cărți, codice, registre sau hârtii libere, cum ar fi plicuri, fișiere de hârtie, foldere , filze), material pe optică (microfilm) sau computer ( e-mail, scanări) etc.

Manualul de management

Pentru buna funcționare a unui birou și, prin urmare, gestionarea fișierelor, manualul de gestionare este un instrument fundamental. Definit în Decretul prim-ministru din 31 octombrie 2000 ca instrumentul care „descrie sistemul de gestionare și stocare a documentelor și oferă instrucțiuni pentru funcționarea corectă a serviciului” [13] , manualul de gestionare trebuie să fie prezent în fiecare birou și trebuie să descrie tot ce ține de gestionarea arhivei, de la faza inițială până la faza definitivă.

Notă

  1. ^ Carucci-Guercio , p. 201 .
  2. ^ Ghezzi , p. 258 și Ghid , Arhiva curentă
  3. ^ Bertini-Petrilli , p. 70 .
  4. ^ Casanova , p. 138 :

    «Protocolul și în special protocolul general reprezintă imaginea perfectă a acestei activități. Nimic nu vă scapă; totul este aranjat acolo pentru a fi tratat și rezolvat, totul se termină acolo. Este schița istoriei instituției ... "

  5. ^ După cum se stabilește prin Decretul prezidențial 428/1998 cu privire la protocolul IT ( Ghezzi , p. 587 §2, articolul 8 ). În trecut a existat și înregistrarea sintetică (documente cu același număr de protocol), activitate care este acum interzisă și care a expirat după Unificare ( Carucci-Guercio , p. 207 ).
  6. ^ Bertini-Petrilli , p. 69 , în care sunt reamintite sentința de casare penală din 1987 și cea a Consiliului de stat din 1993; Bertini , p. 42
  7. ^ Ghezzi , p. 61

    «Un exemplu în acest sens este circularul Ministerului de Interne nr. 17100/2 din 1 martie 1897 [cunoscută sub numele de Circular Astengo , de la numele funcționarului Ministerului de Interne, ed.], Care dictează instrucțiuni pentru păstrarea protocolului și a arhivei în municipalități [ sic !], Și a Decretului regal din 25 ianuarie 1900, nr. 35, care încă servește drept regulament pentru păstrarea birourilor de înregistrare și arhivă ale administrațiilor centrale. "

  8. ^ Bertini , p. 42 .
  9. ^ Glosar , titlu .
  10. ^ Cu toate acestea, planurile de clasificare, odată create, pot fi actualizate în urma unei comunicări oficiale din partea de sus, după cum a subliniat Penzo Doria , p. 80 . Cu toate acestea, dacă este actualizat, aveți grijă să nu modificați ordinea stabilită a documentelor organizate prin versiunea anterioară a titularului.
  11. ^ Glosar , Repertoriu .
  12. ^ Înainte de tranziție, ștergeți duplicatele, formularele preimprimate necompletate, fotocopiile și documentele accesorii / pregătitoare și obiectele dăunătoare (știfturi, capse metalice, huse din plastic, bandă scotch, benzi de cauciuc ...)
  13. ^ Ghezzi , p. 238 .

Bibliografie

Elemente conexe

linkuri externe

  • Glosar , pe archivi.beniculturali.it , Direcția Generală a Arhivelor. Adus la 13 februarie 2019 .
Controlul autorității Tezaur BNCF 52282
Adus de la „ https://it.wikipedia.org/w/index.php?title=Current_Archive&oldid=122488952 ”