Arhiva de stocare

Arhiva de stocare , conform legislației italiene, este a doua fază a vieții arhivei . În timpul perioadei de depunere, documentația depusă de organele periferice ale statului în arhivele de stat competente este de treizeci de ani ^[1] , aproape de sfârșitul căreia operațiunile de aruncare a materialului care nu sunt destinate păstrării de către comisii de supraveghere și respingere combinate special. Materialul care nu este aruncat intră în așa-numita fază istorică .

În zona franceză și germană, faza arhivei de depozit este împărțită în două faze separate: una în stoc și una în aruncare (denumită „arhivă intermediară” în Germania și „prearhivare” în Franța).

Arhiva de stocare

Premisă

La începutul noului an, arhivarul unui subiect care trebuie să respecte prevederile de reglementare privind arhivarea (de exemplu, un organism public) merge la toate birourile și colectează toate dosarele închise în anul care tocmai s-a încheiat, făcând loc celor care va ajunge odată cu activitatea noului an.

Toată această documentație este astfel transferată într-o locație nouă, deoarece nu mai trebuie să răspundă nevoilor urgente de consultare (în scopuri practice, administrative), dar poate fi utilă din când în când. Conform legii transparenței, arhiva de depunere trebuie să rămână accesibilă, chiar și de părțile externe cu un interes larg ^[2] .

Arhivează viața

Frontispiciul lui De Archivis de Baldassarre Bonifacio, 1632

Viața arhivei este marcată de o fază de formare în prezent ( arhiva actuală ), o fază de tranzit (arhiva de stocare, de fapt) și o fază finală, fără limită de timp ( arhivă istorică ). Această abordare își datorează prima formulare studiilor teoreticianului din secolul al XVII-lea Baldassarre Bonifacio , dezvoltate și îmbogățite până în prezent.

La începutul noului an, arhivarul unui subiect care trebuie să respecte prevederile de reglementare privind arhivarea (de exemplu, un organism public) merge la toate birourile și colectează toate dosarele închise în anul care tocmai s-a încheiat, făcând loc celor care va ajunge odată cu activitatea noului an.

Toată această documentație este astfel transferată într-o locație nouă, deoarece nu mai trebuie să răspundă nevoilor urgente de consultare (în scopuri practice, administrative), dar poate fi utilă din când în când. Conform legii transparenței, arhiva de depunere trebuie să rămână accesibilă, chiar și de părțile externe cu un interes larg ^[2] .

Legislația italiană prevede un depozit de patruzeci de ani ^[3] : în cadrul acestui prag se presupune că utilitatea arhivei în scopuri practice și administrative se estompează treptat la aproape zero, în timp ce interesul din punct de vedere istoric și cultural a crescut treptat a ajuns la maturitate, făcând momentul potrivit pentru a transfera documentația într-o altă locație, unde aceasta este pusă la dispoziție mai ales către terți, motivată de motive de studiu.

Arhiva depozitului este deci o fază de tranziție. După patruzeci de ani, arhiva este transferată în așa-numita secțiune separată , dacă instituția o are, sau într-o arhivă de concentrare (cum ar fi o arhivă de stat).

Gestionarea arhivei de stocare

Un aspect fundamental pentru gestionarea unei arhive de depozit este raționalizarea și organizarea documentației. Cea mai obișnuită metodă pentru corespondență este recompunerea fișierelor în urma numerotării titlului de clasificare , care este atribuit din momentul protocolului : fiecare serie numerică indică ramura activității, biroul competent și subclasa. Cea de-a doua subordine este realizată prin numărul de protocol , care este indisolubil legat de ordinea cronologică de sosire a documentului în activitatea subiectului.

Pentru registre, pe de altă parte, se creează o serie autonomă, ordonată de obicei cronologic, cu excepția cazului în care este necesară configurarea sub-seriei. Veți avea apoi seria de registre de protocol din ultimii ani, ordonate unul după altul și care nu sunt atașate fiecărei macro-secțiuni anuale.

Materialul care intră în depozitare trebuie să fie listat, iar dispunerea documentelor trebuie să fie atent organizată, împărțită în foldere și fișiere. Camerele în care se depune materialul trebuie să fie adecvate în acest scop, fără amenințări precum umiditatea, lumina excesivă, apropierea de surse de apă sau căldură și echipate cu sisteme în conformitate cu legea. Exclusivitatea este de asemenea importantă (incinta nu trebuie să conțină alt material decât materialul de arhivă) și accesul rezervat arhiviștilor ^[4] .

În faza de depunere, trebuie inițiată o analiză a documentației care permite să treacă, spre sfârșitul termenului de treizeci de ani, la faza de selecție și respingere a documentației inutile, pentru a ușura consistența arhivistică și a o face mai practicabilă .

Spărtura

Operațiunile de aruncare sunt unul dintre cele mai delicate momente din viața unei arhive, deoarece sunt ireversibile. În primul rând, aruncarea nu trebuie să compromită niciodată constrângerea arhivistică , ceea ce înseamnă că o arhivă poate fi considerată un „complex organic”, capabil să recreeze activitatea producătorului.

Pentru a continua cu eliminarea există câteva criterii obiective, dar în principiu este necesară o anumită discreție subiectivă a arhivarului care se ocupă de aceasta. Printre instrumentele obiective se numără acela de a pregăti o „descărcare maximă”, care prevede un termen cronologic de stoc pentru fiecare tip de act, variind de la un minim de un an până la timpi nelimitați (ca pentru corespondență, rezoluții și registre). Mai mult, ar fi o idee bună să procedați cu o primă aruncare în momentul încheierii fiecărei practici, adică în faza arhivei curente , eliminând în special toate copiile și, din anii 1970, fotocopiile care măresc volumul de fișierul. Alteori, deșeurile apar odată cu reproducerea materialului pe un suport mai puțin voluminos (cum ar fi scanarea și stocarea computerizată), chiar dacă în acest domeniu lipsa cunoștințelor despre durata reală a suporturilor electronice de-a lungul anilor a încetinit această opțiune.

Diferența reală este reglementată în Italia de articolele 25 și 35 din Decretul prezidențial 1409 din 1963 , care o leagă de faza de depunere și de aplicarea cantității maxime de deșeuri, bazată pe rând pe titularul clasificării . Suma maximă este un fel de indexare largă a stocului minim al unui document și este reglementată, la rândul său, de Legea 241 din 1990, modificată prin Legea 15/2005 și prin Decretul legislativ 35/2005. Cu toate acestea, suma maximă este legată în esență de scopurile practice, administrative și juridice, în timp ce nu ține cont de scopurile culturale ale arhivei în viitor, necesitând evaluări suplimentare hotărâte subiectiv de arhivar.

Au fost astfel evidențiate două principii:

1. Conservarea documentului: originalele actelor tipice ale acelui organism trebuie păstrate întotdeauna (rezoluții, statut, dar și facturi etc.).
2. Păstrarea memoriei unei știri: fiecare act care conține o știre într-un mod exclusiv este păstrat.

Un exemplu de documentație care este aruncat este cel legat de etichetele angajaților: limitele maxime de deșeuri indică în general o conservare minimă cuprinsă între 5 și 25 de ani, după care pot fi aruncate deoarece știrile despre ceea ce a făcut un angajat pot fi găsite și în dosarul personal (unde se găsesc permisele scrise etc.), în arhiva biroului contabil (fișe de plată) etc. Un alt exemplu de știri redundante este cel al foilor scrise pentru a comanda materiale: de obicei informațiile sunt conținute în facturi. Același lucru este valabil și pentru memento-uri și uneori scrisori de intenție. Pentru alte materiale care sunt păstrate în copii, precum cele încredințate în mod normal altor organisme, se efectuează adesea o probă de aruncare: ${\displaystyle \mathrm{<span\; class="mwe-math-element"><span\; class="mwe-math-mathml-inline\; mwe-math-mathml-a11y"\; style="display:\; none;">X</span></span>}}${\ displaystyle x} folderele sunt păstrate numai ${\displaystyle \mathrm{<span\; class="mwe-math-element"><span\; class="mwe-math-mathml-inline\; mwe-math-mathml-a11y"\; style="display:\; none;">X</span></span>}<span\; class="mwe-math-element"><span\; class="mwe-math-mathml-inline\; mwe-math-mathml-a11y"\; style="display:\; none;">/</span></span>\mathrm{<span\; class="mwe-math-element"><span\; class="mwe-math-mathml-inline\; mwe-math-mathml-a11y"\; style="display:\; none;">100</span></span>}}${\ displaystyle x / 100} (de exemplu) numai pentru a menține memoria acestei practici și a formelor vremii.

Mai întâi se selectează materialul care trebuie respins, apoi trebuie întocmită o „propunere de respingere”, cu titlurile seriei, detaliile cronologice și consistența (greutatea în kg). Mai mult, motivele respingerii trebuie să fie puse în scris și specificate cum această acțiune nu afectează constrângerea naturală a arhivei. Propunerea este evaluată de o comisie, care variază în funcție de tipul subiectului. Pentru arhivele organismelor publice de stat „supraveghează” (acesta este termenul tehnic) Arhivele de stat din acea provincie; pentru arhivele organismelor publice nestatale ( municipalități , provincii și regiuni )Superintendența Regională deArhivă „supraveghează”.

În cazul în care propunerea este aprobată materialul, în Italia, a fost retrasă în mod obligatoriu, pornind de la un decret regal din 1928 , de către Crucea Roșie , care , după ce a cântărit materialul ia ca acesta să fie celulozic într - o fabrică de hârtie , cu angajații care garantează distrugerea acestuia .în mașina de tuns. Cu această sarcină au dorit să dea o sursă de venit din vânzarea hârtiei către fabricile de hârtie private pentru Crucea Roșie. Din 2001 , administrațiile publice au putut utiliza firme specializate care sunt contractate cu autorizarea Ministerului Patrimoniului Cultural .

Transferul la arhiva istorică

Ultima fază a gestionării arhivei de depozit este transferul către sediul Arhivei Istorice, care ar trebui să aibă loc după 40 de ani, dar în practică este mai frecvent un transfer cadențiat în blocuri de ani. Pentru efectuarea mișcării, se întocmește un raport specific și o listă de consistență, adică o schemă care pentru fiecare unitate sau serie indică numărul progresiv, titlul, numărul pieselor, tipul acestora și detaliile cronologice. Este un tip de inventar, care în unele zone a fost utilizat încă din Evul Mediu (cum ar fi arhiva municipalității și arhiva Capitano del Popolo din Bologna ).

Unele organisme publice au propria lor arhivă istorică, numită „secțiune separată”. Arhivele ajung la aceasta cu instituția legală a plății.

Instituțiile care utilizează o arhivă de concentrare pot folosi diverse instituții:

• plata (între doi subiecți de aceeași structură instituțională și având aceeași natură juridică),
• depozitul (subiecții au o natură juridică diferită, de exemplu de la organismul privat la cel public și subiectul care depune păstrează proprietatea),
• donația (subiectul transferă proprietatea gratuit)
• înstrăinarea (transferul proprietății cu titlu oneros).

Legislația italiană

În ceea ce privește documentele administrative produse de organele periferice ale statului, legislația italiană prevede că stocul în faza de depozit durează 30 de ani. În cadrul acestui prag se presupune că utilitatea arhivei în scopuri practice și administrative se estompează treptat la aproape zero, în timp ce interesul din punct de vedere istoric și cultural s-a maturizat treptat, făcând momentul potrivit pentru transferul documentației într-o altă locație. , în cazul în care este pus la dispoziția terților mai ales, motivat de motive de studiu. După treizeci de ani, ceea ce se salvează este transferat la Arhivele de Stat locale de competență, după operația delicată efectuată de comisiile de supraveghere și aruncare.

Comisiile de supraveghere și de renunțare la birourile de stat

Istorie

După 1861, Regatul Italiei a început să fie interesat de activitatea de deșeuri și legislația s-a ocupat de această activitate pentru a evita eliminările arbitrare, așa cum sa întâmplat la Milano sub conducerea lui Cesare Cantù (1873-1895) care a trimis documentația înainte de 1650 a toca în ciuda interzicerii Consiliului Național al Arhivelor. În ciuda unor măsuri luate în 1902 și 1911 , aceste abuzuri au continuat până în 1963 , în cadrul așa-numitei „Legi a arhivelor” ( Decretul prezidențial 1409/1963), s-a decis înființarea unor comisii speciale numite „supraveghere și aruncare”. Prin articole 25-27 ^[5] , modificată parțial cu crearea Ministerului pentru patrimoniu cultural și activități în 1975 .

În prezent, aceste comisii sunt reglementate prin Decretul prezidențial 37/2001 ^[6] , în timp ce în ceea ce privește deșeurile și plata, ne referim la Codul patrimoniului cultural și peisaj din 2004, în detaliu la articolul 41 alineatul 3, care prevede: „ nicio plată nu poate fi să fie primite în cazul în care operațiunile de eliminare nu au fost efectuate " ^[7] .

Compoziţie

În baza Decretului prezidențial 37/2001, comisiile sunt formate din 4 persoane plasate sub președinția unei alte persoane:

• 2 reprezentanți ai administrației căreia îi aparțin documentele. Ei au sarcina principală de a evalua valoarea directă a documentației, adică dacă documentația pe care au produs-o are încă o valoare care să ia în considerare conservarea sau eliminarea acesteia.
• 1 reprezentant al patrimoniului cultural desemnat de directorul arhivelor de stat locale competente. Acesta din urmă are sarcina de a evalua valoarea indirectă a documentației în acest sens și, prin urmare, are o valoare istorică.
• 1 reprezentant al Ministerului de Interne . Ultima persoană, care aparține exact la prefectura locală, evaluează consultarea documentației în acest sens pentru probleme de confidențialitate .

Compoziția arată un element fundamental, și anume că responsabilitatea alegerii a ceea ce trebuie păstrat sau eliminat nu poate fi lăsată doar producătorilor (Producătorul tinde să considere important ceea ce este legat de faza arhivei actuale) și istoricilor, ci arhivarul, care încearcă să medieze între cele două partide. Mai mult, prezența Ministerului de Interne este remarcată și pentru controlul documentelor supuse vieții private, astfel cum a fost stabilit în 1975.

Operațiune

Cum funcționează comisiile și activitatea de eliminare și selecție? Pe baza decretului menționat anterior, sunt respectate următoarele articole în acest sens:

• Articolul 2 : se stabilește convocarea Comisiei sub președinte (oficial la fiecare 120 de zile, deși, în general, din motive de personal, se întrunește doar o dată pe an); este indicată activitatea președintelui (el trebuie să întocmească un raport anual asupra activității comisiei); 3) se stabilește durata comisiei, care este de trei ani.
• Articolul 5 : responsabilitatea managerului instituției este subliniată pentru păstrarea corectă a arhivei în așteptarea reuniunii Comisiei ^[8] . Dacă documentația produsă de organism este distrusă fără a urma procedurile și autorizația din partea DG, se declanșează articolul 351 din Codul penal , care prevede închisoarea de până la 5 ani.
• Articolul 6 : se ocupă cu identificarea documentelor care urmează să fie eliminate prin instrumente speciale, cum ar fi limitele maxime de aruncare și indicând motivul pentru care aceste documente au fost aruncate. Este important de subliniat faptul că activitatea comitetelor intervine doar în etapa propunerii și că doar DG va interveni de fapt pentru a decide ce să distrugă de fapt.
• Articolul 8 : se ocupă de procedurile pentru transferul de către administrații a documentelor aruncate către organizații voluntare sau către Crucea Roșie italiană. Orice sume obținute din vânzare trebuie plătite Trezoreriei Statului.
• Articolul 9 : se referă la respingerea documentelor care nu pot fi consultate din motive de confidențialitate. Propunerile de respingere a documentelor scoase din consultarea gratuită sunt transmise, pentru prevederile de competență, Ministerului de Interne , care se pronunță în termen de 90 de zile. După expirarea acestui termen, fără ca Ministerul de Interne să se fi pronunțat, administrația poate dispune transferul actelor scoase din consultare gratuită.

Instrumente

În evaluare, pe lângă, bineînțeles, doza de subiectivitate și sensibilitate a acestuia din urmă, poate avea la dispoziție și instrumente adecvate:

1. Planul de conservare (anterior conservare Massimario sau deșeuri), elaborat de Consiliul de supraveghere și resturi și reglementat de Legea 241 din 1990 (modificată prin Legea 15/2005 și cu Decretul legislativ 35/2005), este un instrument vital în faza de depunere , întrucât „este instrumentul care permite coordonarea rațională a deșeurilor (adică destinația de prelucrare) a documentelor produse de organele centrale și periferice ale statului” ^[9] și „indică pentru fiecare partiție ce documente trebuie să fie păstrate permanent (și, prin urmare, plătite în treizeci de ani de la epuizarea activității în arhivele de stat competente) și care, în schimb, pot fi eliminate pentru prelucrare după cinci ani, după zece ani, după douăzeci de ani etc. " ^[9] .
2. Prelevarea de probe . Eșantionarea trebuie să se bazeze pe condiții foarte specifice: eșantionul care trebuie selectat trebuie ales bine și cât de consistent ar trebui să fie.

În cazul în care lipsește cantitatea maximă de deșeuri, există indicații foarte specifice cu privire la ceea ce trebuie păstrat și eliminat:

1. Este necesar să se păstreze: documentația de preunificare și, în orice caz, cea a fazei istorice și documentele de interes istorico-instituțional; documente foarte recente; documente care nu sunt prezente în altă parte; documentele care mărturisesc principalele evenimente instituționale ale subiectului, funcțiile, activitățile ... și permit reconstituirea istoriei acestuia; păstrați echipamentele și instrumentele de cercetare (registre de protocol, rubrici, inventare ...); păstrează documente statistice și rezumative; situații financiare, evidențe contabile; contracte; păstrează dosarele de personal
2. Trebuie să eliminăm: documentația necompletată; documente pregătitoare precum proiecte și procese verbale.

Considerații privind operațiunile de aruncare și selecție

Sarcina acestor comisii este de a distinge documentele pe baza valorii lor directe și indirecte , adică în stabilirea funcției primare pentru care au fost create (sarcina subiectului producător) și a posibilei relevanțe istorico-sociale pentru societate în pe care acel subiect producător la operat și pentru eventuala reconstrucție a subiectului însuși (sarcina arhivarului de stat). Dacă documentele nu au o posibilă valoare indirectă , acestea pot fi aruncate ^{[N 1]} .

În ciuda prezenței instrumentelor fundamentale, cum ar fi deșeurile maxime (sau planurile de conservare ) și eșantionarea , nu există principii universal valabile pentru selecție și respingere, deoarece fiecare instituție are o istorie proprie față de alta. În esență, este imposibil să credem că judecata din timpul acestei activități este complet obiectivă: există întotdeauna o doză de subiectivitate din partea membrilor comisiei. Prin urmare, la selectarea și respingerea unui document, trebuie luați în considerare o serie de factori, cum ar fi:

1. Posibile dezvoltări de cercetare pentru un savant.
2. Aveți grijă să nu ștergeți documentația care poate fi utilă pentru protejarea drepturilor.
3. Evitați eliminarea documentației care poate deteriora sau afecta structura arhivei în sine.

Al treilea punct a stârnit o dezbatere plină de viață în rândul arhiviștilor, deoarece aruncarea unui document poate însemna subminarea legăturii și, prin urmare, distrugerea unității arhivei în sine ^{[N 2]} , chiar dacă toată lumea a ajuns la concluzia că risipa de activitate este necesară pentru economia de management a arhivei.

Comisiile de supraveghere și de renunțare la entitățile publice și private

În cazul în care este necesară aruncarea arhivelor unor organisme nestatale, dar publice (spitale, municipalități, școli) sau persoane fizice, legislația italiană nu prevede activarea comisiilor de supraveghere. Cu toate acestea, se prevede ca aceste entități să aibă propria lor descărcare maximă prin lege și să poată propune superintendenței arhivistice și bibliografice competente lista documentelor pe care oficiul sau subiectul își propune să le arunce, lăsând acestuia din urmă evaluarea să continue. sau nu ^[10] .

Respingeți listele și exemplele de documente respinse

Listele de respingere sunt liste de părți sau serii de respins pe care Consiliul de supraveghere sau organismul public / privat le-au aprobat. Astfel de liste necesită notificarea următoarelor:

• N. liant / cutie
• Categorie: pe baza titularului / planului de clasificare
• Descriere / conținut
• Extreme cronologice
• Greutate (în kg)
• Motivul eliminării (consultați cantitatea maximă / planul de conservare sau alte motive acceptabile)

Un exemplu de documentație care este aruncat este cel legat de etichetele angajaților: limitele maxime de deșeuri indică în general o conservare minimă cuprinsă între 5 și 25 de ani, după care pot fi aruncate deoarece știrile despre ceea ce a făcut un angajat pot fi găsite și în dosarul personal (unde se găsesc permisele scrise etc.), în arhiva biroului contabil (fișe de plată) etc. Un alt exemplu de știri redundante este cel al foilor scrise pentru a comanda materiale: de obicei informațiile sunt conținute în facturi. Același lucru este valabil și pentru mementouri și uneori scrisori de intenție. Pentru alte materiale care sunt păstrate în copii, precum cele încredințate în mod normal altor organisme, se efectuează adesea o probă de aruncare: ${\displaystyle \mathrm{<span\; class="mwe-math-element"><span\; class="mwe-math-mathml-inline\; mwe-math-mathml-a11y"\; style="display:\; none;">X</span></span>}}${\ displaystyle x} folderele sunt păstrate numai ${\displaystyle \mathrm{<span\; class="mwe-math-element"><span\; class="mwe-math-mathml-inline\; mwe-math-mathml-a11y"\; style="display:\; none;">X</span></span>}<span\; class="mwe-math-element"><span\; class="mwe-math-mathml-inline\; mwe-math-mathml-a11y"\; style="display:\; none;">/</span></span>\mathrm{<span\; class="mwe-math-element"><span\; class="mwe-math-mathml-inline\; mwe-math-mathml-a11y"\; style="display:\; none;">100</span></span>}}${\ displaystyle x / 100} (de exemplu) numai pentru a menține memoria acestei practici și a formelor vremii.

Plata

Premise

Pe de o parte, se încheie selecția de eliminat, pe de altă parte, începe selectarea documentelor care pot fi depozitate și stocate la nesfârșit în faza de arhivă istorică . Legea impune ca faza de plată să aibă loc numai după faza de depozit (Art. 41 n. 3 din Codul patrimoniului cultural și peisajului ) ^[11] .

Trebuie avut în vedere faptul că există diferite modalități de depunere a documentelor în arhiva istorică, în funcție de faptul că acestea provin de la birouri de stat sau de la alți producători (organisme publice sau entități private).

Plata pentru birourile de stat (CC BB art.41)

Același subiect în detaliu: Codul patrimoniului cultural și al peisajului .

Birourile de stat nu ar trebui să fie dotate cu o arhivă istorică, deoarece este sarcina lor să livreze Comisiei de supraveghere și aruncare tot materialul depus în timpul fazei de depunere, care va fi apoi turnat în arhivele de stat locale sau, în cazul a aproape toate ministerele , la Arhivele Centrale de Stat . În ceea ce privește materialul oficiilor de stat pe care se decide să le transmită arhivei istorice, comisiile de supraveghere trebuie să ia în considerare articolul 41 din Codul patrimoniului cultural și peisaj, care prescrie plata conform documentației:

• Articolul 1 impune birourilor de stat să își achite documentația după 30 de ani de depozitare în stadiul de depunere. Excepție fac plățile proiectelor de liste de către Ministerul Apărării (70 de ani de la clasa de proiecte) și actele notariale păstrate în arhivele notariale raionale (100 de ani de la sfârșitul activității unui anumit notar ).
• Articolele 2 și 4 prevăd cazuri excepționale de plată de către oficiile de stat către Arhivele de Stat sau Arhivele Centrale de Stat: articolul 2 vorbește despre pericol pentru documentele cauzate de calamități naturale; Articolul 4, pe de altă parte, vorbește despre posibila suprimare a funcției în cauză.
• Articolul 3 explică ceea ce s-a menționat mai sus, și anume că plata nu poate avea loc înainte ca operațiunea de aruncare să fie efectuată.
• Articolul 5 stabilește comisiile de descărcare și supraveghere.
• Articolul 6 prevede cazuri particulare în care birourile statului nu trebuie depozitate în Arhivele Statului sau Arhivele Centrale de Stat, și anume: arhivele Ministerului Afacerilor Externe ; documentele Ministerului Apărării privind operațiunile militare.

Articolul 42 reamintește modul în care arhivele Camerei Deputaților , Senatului , Curții Constituționale și Președinției Republicii nu sunt obligate să trimită documentația lor la Arhivele Centrale de Stat ^[12] .

Depozitul pentru birouri publice

Legislația, în acest caz, nu mai vorbește despre plată, ci despre depozit . Un organism public este obligat, conform Codului patrimoniului cultural și peisajului ^[13] , să creeze o secțiune separată pentru arhiva istorică. În cazul în care organismul public nu are posibilitatea de a păstra această documentație care a atins maturitatea istorică, poate solicita Arhivelor de Stat locale să depună temporar un astfel de material.

Metode de plată pentru entitățile private

În ceea ce privește subiecții privați, aceștia din urmă ar putea avea o arhivă privată (fie ea personală sau familială) și ar putea decide să o verse în arhivele de stat competente prin diferite metode, după avizul supravegherii arhivistice și bibliografice de referință.

Împrumut

Același subiect în detaliu: Împrumut .

Cu împrumutul, persoana fizică poate livra documentația considerată de interes istoric către un AS pentru o perioadă fixă ​​de 10 ani. Cu toate acestea, există condiții:

• Superintendența arhivistică și bibliografică competentă trebuie să evalueze interesul istoric al acestei documentații.
• De asemenea, institutul de conservare destinat să primească fondul trebuie să-și dea avizul.
• Totuși, DGA are ultimul cuvânt: tu trebuie să dai avizul pentru împrumut.

Transfer

Același subiect în detaliu: Alienarea (legea) .

Odată cu transferul, prevăzut de legea 512 din 1982 ^[14] , transferul de documente se stabilește pentru a avea o reducere la taxe . Procedura implică medierea superintendenței arhivistice și bibliografice competente și a Institutului care va trebui să păstreze documentația. Rispetto al comodato, con la cessione c'è il passaggio definitivo.

Donazione

Lo stesso argomento in dettaglio: Donazione (diritto) .

Anche nel caso del dono un privato può decidere di lasciare il proprio archivio a quello di Stato, con l'accordo di tutti gli eredi . La convenzione che dev'essere stipulata deve precisare anche le modalità di accesso al fondo. La donazione è disciplinata dal Titolo V del Codice Civile : per donazioni inferiori a 10.000 euro è sufficiente una scrittura privata ^[15] ; negli altri casi la manifestazione di volontà dev'essere resa con un atto pubblico ^[16] . Anche in questo caso, per valutare se tale donazione è oggetto d'interesse, devono intervenire Sovrintendenza archivistica e bibliografica, l'Istituto Conservatore destinato a ricevere e la DGA.

Vendita

Talvolta, gli Istituti Conservatori possono acquistare interi archivi che i privati mettono sul mercato spesso si trovano interi archivi. Dopo aver verificato che il materiale sia solo di natura archivistica, bisogna accertarsi che il trasporto non danneggi e non l'alteri l'ordine archivistico ei numeri di corda. Infine, la documentazione deve essere elencata in un elenco di versamento da consegnare all'Istituto Conservatore.

Note

Esplicative

Bibliografiche

Bibliografia

• Maria Barbara Bertini, I custodi della memoria: l'edilizia archivistica italiana statale del XX secolo , a cura di Vincenza Petrilli, Santarcangelo di Romagna, Maggioli Editore, 2014, ISBN 978-88-916-0182-7 . URL consultato il 13 febbraio 2019 .
• Maria Barbara Bertini, Che cos'è un archivio , Roma, Carocci, 2008, ISBN 978-88-430-4637-9 .
• Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione , Roma, La Nuova Italia Scientifica, 1983, ISBN 88-430-0064-0 .
• Paola Carucci e Maria Guercio, Manuale di archivistica , Roma, Carocci, 2008, ISBN 9788843045891 .
• Eugenio Casanova, Archivistica , 2ª ed., Siena, Stabilimento Arti Grafiche Lazzeri, 1928, SBN IT\ICCU\RMR\0003154 .
• Angelo Giorgio Ghezzi (a cura di), L'Archivio: teoria, funzione, gestione, legislazione , Milano, ISU, 2005, ISBN 978-88-8311-351-2 . URL consultato l'11 febbraio 2019 .
• Antonio Romiti, Archivistica Generale, primi elementi , Lucca, Civita Editoriale, 2008, ISBN 978-88-902649-2-4 .

Voci correlate

• Archivio corrente
• Archivio storico
• Titolario di classificazione
• Archivio
• Archivio di Stato (Italia)

Collegamenti esterni

• Glossario , su archivi.beniculturali.it , Direzione Generale degli Archivi. URL consultato il 13 febbraio 2019 .
• Codice internazionale di deontologia degli archivisti , su anai.org , ANAI - Associazione Nazionale Archivisti Italiani. URL consultato il 14 febbraio 2019 .
• Codice dei beni culturali e del paesaggio , su altalex.com , Altalex. URL consultato il 14 febbraio 2019 .
• Codice Civile, Titolo V - "Delle donazioni" , su brocardi.it , Brocardi. URL consultato il 16 febbraio 2019 .
• Lo scarto , su sa-lom.archivi.beniculturali.it , Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia. URL consultato il 16 febbraio 2019 (archiviato dall' url originale il 17 febbraio 2019) .
• Donazione di archivi e singoli documenti , su sato-archivi.it , Soprintendenza Archivistica e Bibliografica del Piemonte e della Valle d'Aosta. URL consultato il 16 febbraio 2019 .
• Commissioni di sorveglianza , su acs.beniculturali.it , ACS - Archivio Centrale dello Stato. URL consultato il 13 febbraio 2019 .
• DPR 1049/1963 ( PDF ), su sapuglia.it . URL consultato il 13 febbraio 2019 .
• DECRETO-LEGGE 31 maggio 2014, n. 83 , su gazzettaufficiale.it . URL consultato il 13 febbraio 2019 .
• Legge 2 agosto 1982, n. 512 , su gazzettaufficiale.it , Gazzetta Ufficiale. URL consultato il 16 febbraio 2019 .

Portale Diritto

Portale Italia