Sistem de gestionare a documentelor

De la Wikipedia, enciclopedia liberă.
Salt la navigare Salt la căutare

Sistemul de gestionare a documentelor (DMS), literalmente „sistem de gestionare a documentelor” este o clasă de sisteme software utilizate pentru a organiza și facilita crearea în colaborare a documentelor și a altor conținuturi.

Din punct de vedere tehnic, este o aplicație de tip server care se ocupă de efectuarea unor operații uneori masive pe documente, catalogarea și indexarea acestora în funcție de anumiți algoritmi . Definiția are uneori suprapuneri cu conceptul de sistem de gestionare a conținutului . Atunci când DMS este utilizat într-o companie sau, în general, într-o organizație structurată, este adesea denumit managementul conținutului întreprinderii (ECM), în acest context funcția fluxului de lucru își asumă o importanță deosebită.

Istorie

Din anii 1980 , un număr de furnizori de software au început să propună sisteme de manipulare a documentelor pe hârtie. Aceste sisteme se ocupau doar de documente și imagini pe hârtie.

Odată cu evoluția computerizării și a producției digitale, aplicațiile au extins gestionarea documentelor în format electronic. Sistemele electronice de gestionare timpurie a documentelor (EDM) gestionau numai fișiere scrise în formate proprietare sau într-un număr limitat de formate standard. Multe dintre aceste sisteme au extins ulterior suportul pentru gestionarea imaginilor și versiunile digitalizate sau scanate ale documentelor produse inițial pe hârtie.

Sistemele EDM au evoluat până la punctul în care sistemele ar putea gestiona orice tip de format de fișier care ar putea fi stocat în rețea. Aplicațiile au crescut pentru a include documente electronice, instrumente de colaborare, securitate, flux de lucru și capabilități de control.

Aceste sisteme au permis unei organizații să capteze faxuri și formulare, să salveze copii ale documentelor ca imagini și să stocheze fișiere imagine în depozit pentru recuperare rapidă și securitate (recuperarea a fost posibilă deoarece sistemul a gestionat extragerea textului din document în procesul de captare și funcția de indexare a textului a oferit rezistența textului).

În timp ce multe sisteme EDM stochează documente în formatul lor de fișier nativ (Microsoft Word sau Excel, PDF), unele sisteme de gestionare a documentelor bazate pe web încep să stocheze conținut sub formă de HTML. Aceste sisteme de gestionare a politicilor necesită [1] ca conținutul să fie importat în sistem. Cu toate acestea, odată ce conținutul este importat, software-ul acționează ca un motor de căutare, astfel încât utilizatorii să poată găsi mai rapid ceea ce caută. Formatul HTML permite o mai bună aplicare a capabilităților de căutare, cum ar fi căutarea în text complet și stemming [2] .

Componente

Sistemele de gestionare a documentelor oferă de obicei capacități de arhivare, versionare, metadate, securitate, indexare și recuperare. Iată o descriere a acestor componente:

Subiect Descriere
Metadate Metadatele sunt de obicei stocate pentru fiecare document. Metadatele pot include, de exemplu, data la care a fost arhivat documentul și identitatea utilizatorului care îl arhivează. DMS poate extrage automat metadate din document sau poate solicita utilizatorului să adauge metadate. Unele sisteme folosesc, de asemenea, recunoașterea optică a caracterelor pe imaginile scanate sau efectuează extragerea textului pe documentele electronice. Textul extras rezultat poate fi utilizat pentru a ajuta utilizatorii să localizeze documente, identificând cuvinte cheie probabile sau oferind capabilități de căutare a textului complet, sau poate fi utilizat singur. Textul extras poate fi, de asemenea, stocat ca o componentă de metadate, stocat împreună cu documentul sau separat de document ca sursă de căutare a colecțiilor de documente. [3]
Integrare Multe sisteme de gestionare a documentelor încearcă să furnizeze funcționalități de gestionare a documentelor direct altor aplicații, astfel încât utilizatorii să poată extrage documentele existente direct din depozitul sistemului de gestionare a documentelor, să facă modificări și să salveze documentul editat în depozit ca o nouă versiune, totul fără a ieși din cerere. O astfel de integrare este disponibilă în mod obișnuit pentru o varietate de instrumente software, cum ar fi gestionarea fluxului de lucru și sistemele de gestionare a conținutului, de obicei printr-o interfață de programare a aplicațiilor (API) care utilizează standarde deschise precum ODMA, LDAP, WebDAV și SOAP sau RESTful Web Services[4] [5] .
Achiziţie Scanarea implică în primul rând acceptarea și procesarea imaginilor de documente pe hârtie de la scanere sau imprimante multifuncționale. Software-ul de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) este adesea folosit, încorporat în hardware sau ca software independent, pentru a converti imaginile digitale în text care poate fi citit de mașină. Software-ul de recunoaștere optică a semnelor (OMR) este uneori folosit pentru a extrage valorile casetei de selectare sau a baloanelor. Achiziția poate implica, de asemenea, acceptarea documentelor electronice și a altor fișiere computerizate [6] .
Data validarii Regulile de validare a datelor pot verifica erorile din documente, semnăturile lipsă, numele scrise greșit și alte probleme, sugerând opțiuni de corecție în timp real înainte de a importa datele în DMS. În contextul validării datelor, se poate aplica și prelucrare suplimentară sub formă de armonizare și modificări ale formatului datelor [7] [8] .
Indexare Indexarea pieselor documentelor electronice. Indexarea poate fi la fel de simplă ca și urmărirea identificatorilor de documente unice; dar de multe ori ia o formă mai complexă, oferind o clasificare prin metadatele documentelor sau chiar prin indexuri de cuvinte extrase din conținutul documentelor. Indexarea există în primul rând pentru a sprijini interogarea și preluarea informațiilor. Un domeniu de importanță critică pentru regăsirea rapidă este crearea unei topologii index sau a unei scheme [9] .
depozitare Stocați documente electronice. Depunerea documentelor include deseori gestionarea acelorași documente; unde sunt păstrate, pentru cât timp, migrarea documentelor de la un mediu de stocare la altul (gestionarea ierarhică a stocării) și posibila distrugere a documentelor.
Recuperare Preluarea documentelor electronice din memorie. În timp ce ideea de recuperare a unui anumit document este simplă, recuperarea în context electronic poate fi destul de complexă și puternică. Recuperarea simplă a documentelor individuale poate fi susținută permițând utilizatorului să specifice identificatorul unic al documentului și solicitând sistemului să utilizeze indexul de bază (sau o interogare neindexată în magazinul său de date) pentru a recupera documentul [9] . O recuperare mai flexibilă permite utilizatorului să specifice termeni de căutare parțiali care implică identificatorul documentului și / sau părți ale metadatelor așteptate. De obicei, aceasta returnează o listă de documente care corespund termenilor de căutare ai utilizatorului. Unele sisteme oferă posibilitatea de a specifica o expresie booleană care conține mai multe cuvinte cheie sau exemple de fraze care ar trebui să existe în conținutul documentelor. Recuperarea pentru acest tip de interogare poate fi susținută de indexuri create anterior sau poate efectua căutări mai lungi prin conținutul documentului pentru a returna o listă de documente potențial relevante [9] .
Distribuție Un document pregătit pentru distribuție trebuie să fie într-un format care nu poate fi ușor editat. O copie originală originală a documentului nu este de obicei folosită niciodată pentru distribuire; mai degrabă, o legătură electronică către documentul în sine este mai frecventă. Dacă un document urmează să fie distribuit electronic într-un mediu de reglementare, trebuie îndeplinite și criterii suplimentare, inclusiv trasabilitatea și garanțiile de control al versiunii, pe alte sisteme[10] . Această abordare se aplică ambelor sisteme cu care documentul trebuie schimbat, dacă integritatea documentului este imperativă.
Siguranță Securitatea documentelor este esențială în multe aplicații de gestionare a documentelor. Cerințele de conformitate pentru anumite documente pot fi destul de complexe, în funcție de tipul de documente. De exemplu, în Statele Unite, standarde precum ISO 9001 și ISO 13485, precum și reglementările US Food and Drug Administration, determină modul de abordare a procesului de control al documentelor [11] . Sistemele de gestionare a documentelor pot avea un modul de gestionare a drepturilor care permite unui administrator să acorde acces la documente în funcție de tip numai anumitor persoane sau grupuri de persoane. Marcarea documentului în momentul tipăririi sau crearea PDF-ului este un element esențial pentru a împiedica modificarea sau utilizarea neintenționată.
Flux de lucru Fluxul de lucru este un proces complex și unele sisteme de gestionare a documentelor au un modul de flux de lucru încorporat sau pot fi integrate cu instrumentele de gestionare a fluxului de lucru [12] . Există mai multe tipuri de fluxuri de lucru. Utilizarea depinde de mediul în care se aplică sistemul electronic de gestionare a documentelor (EDMS). Fluxul de lucru manual necesită ca un utilizator să vizualizeze documentul și să decidă cui să-l trimită. Fluxul de lucru bazat pe reguli permite unui administrator să creeze o regulă care determină fluxul de documente printr-o organizație - de exemplu, o factură trece printr-un proces de aprobare și apoi este direcționată către departamentul Conturi de plătit. Regulile dinamice vă permit să vă ramificați într-un proces de flux de lucru. Un exemplu simplu ar fi să introduceți o sumă pe factură și dacă suma este mai mică decât o anumită sumă, aceasta urmează căi diferite în cadrul organizației. Mecanismele avansate de flux de lucru pot manipula conținutul sau semnaliza procesele externe în timp ce aceste reguli sunt în vigoare.
Cooperare Colaborarea ar trebui să fie inerentă unui EDMS. În forma sa de bază, EDMS colaborativ ar trebui să permită recuperarea și prelucrarea documentelor de către un utilizator autorizat. Accesul la alți utilizatori ar trebui să fie blocat în timp ce lucrați la document. Alte forme avansate de colaborare funcționează în timp real, permițând mai multor utilizatori să vizualizeze și să editeze (sau să marcheze) documente în același timp. Documentul rezultat este complet, inclusiv toate adăugările utilizatorilor. Colaborarea în cadrul sistemelor de gestionare a documentelor înseamnă că diferitele marcaje ale fiecărui utilizator individual în timpul sesiunii de colaborare sunt înregistrate, permițând monitorizarea istoricului documentelor [13] .
Controlul versiunii Versionarea este un proces prin care documentele sunt verificate sau verificate de sistemul de gestionare a documentelor, permițând utilizatorilor să recupereze versiunile anterioare și să continue să lucreze dintr-un punct selectat. Versiunea este utilă pentru documentele care se schimbă în timp și necesită actualizare, dar poate fi necesar să vă întoarceți sau să consultați o copie anterioară [13] .
Cercetare Căutarea găsește documente și foldere utilizând atributele șablonului sau căutarea textului complet. Documentele pot fi căutate folosind diverse atribute și conținut de document.
Cercetări federate Se referă la capacitatea de a extinde capacitățile de căutare pentru a extrage rezultate din mai multe surse sau din mai multe DMS-uri din cadrul unei companii [14] .
Publicare Publicarea unui document implică procedurile de corectură, revizuire inter pares sau publică, autorizare, tipărire și aprobare etc. Acești pași garantează prudență și gândire logică. Orice tratament imprudent poate duce la inexactitatea documentului și, prin urmare, poate induce în eroare sau deranja utilizatorii și cititorii acestuia. În industriile reglementate de lege, unele dintre proceduri trebuie să fie finalizate, după cum demonstrează semnăturile corespunzătoare și data sau datele în care a fost semnat documentul. Consultați diviziunile ISO ale ICS 01.140.40 și 35.240.30 pentru informații suplimentare [15] [16] .

Documentul publicat ar trebui să fie într-un format care nu poate fi ușor editat fără cunoștințe sau instrumente specifice, și totuși este doar în citire sau portabil [17] .

Reproducerea hârtiei Reproducerea documentelor / imaginilor este adesea necesară în cadrul unui sistem de gestionare a documentelor și ar trebui luate în considerare dispozitivele de ieșire acceptate și capacitățile de reproducere [18] .

Standardizare

Multe asociații din industrie își publică propriile liste de standarde specifice de control al documentelor utilizate în domeniul lor specific. Mai jos este o listă cu unele dintre documentele ISO relevante. Diviziunile ICS 01.140.10 și 01.140.20 [19] [20] . ISO a publicat, de asemenea, o serie de standarde privind documentația tehnică, acoperite de diviziunea 01.110 [21] .

  • ISO 2709 Informații și documentare - Format pentru schimbul de informații
  • ISO 15836 Informații și documentare - Setul de elemente de metadate Dublin Core
  • ISO 15489 Informații și documentare - Managementul înregistrărilor
  • ISO 21127 Informații și documentare - O ontologie de referință pentru schimbul de informații despre patrimoniul cultural
  • ISO 23950 Informații și documentare - Recuperarea informațiilor (Z39.50) - Definiția serviciului aplicației și specificația protocolului
  • ISO 10244 Managementul documentelor - Bazarea și analiza proceselor de afaceri
  • Gestionarea documentelor ISO 32000 - Format de document portabil
  • ISO / IEC_27001 Specificații pentru un sistem de management al securității informațiilor

Controlul documentelor

Reglementările guvernamentale impun companiilor care lucrează în anumite industrii să își verifice documentele. Aceste sectoare includ contabilitatea (de exemplu, Directiva a 8-a UE, Sarbanes - Oxley Act), Siguranța alimentelor (de exemplu, Actul de modernizare a siguranței alimentare în Statele Unite), ISO (menționat mai sus), Fabricarea dispozitivelor medicale (FDA), Fabricarea sângelui, celulelor și țesuturilor produse (FDA), îngrijirea sănătății ( JCAHO ) și tehnologia informației ( ITIL ) [22] . Unele industrii funcționează în conformitate cu cerințe mai stricte de control al documentelor datorită tipului de informații pe care le dețin în scopuri de confidențialitate, asigurare sau alte scopuri foarte reglementate. Exemplele includ informații de sănătate protejate (PHI), conform cerințelor HIPAA sau documentelor de proiect de construcție necesare pentru perioadele de garanție. Un plan strategic pentru sistemele informaționale (ISSP) poate modela sistemele informaționale organizaționale pe perioade pe termen mediu sau lung [23] .

Documentele stocate într-un sistem de gestionare a documentelor, cum ar fi procedurile, instrucțiunile de lucru și declarațiile de politică, oferă dovezi ale documentelor sub control. Nerespectarea poate duce la amenzi, pierderea afacerii sau deteriorarea reputației unei companii.

Următoarele sunt aspecte importante ale controlului documentelor:

  • revizuiți și aprobați documentele înainte de eliberare
    • recenzii și aprobări
  • asigurați-vă că modificările și reviziile sunt clar identificate
  • asigurați-vă că versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile la „punctele de utilizare”
  • asigurați-vă că documentele rămân lizibile și identificabile
  • asigurați-vă că documentele externe (cum ar fi documentele furnizate de client sau manualele furnizorului) sunt identificate și controlate
  • preveni utilizarea „neintenționată” a documentelor învechite

DM integrat

Managementul integrat al documentelor include tehnologiile, instrumentele și metodele utilizate pentru achiziționarea, gestionarea, arhivarea, stocarea, livrarea și eliminarea „documentelor” în cadrul unei companii. În acest context, „documente” reprezintă o multitudine de active informaționale, inclusiv imagini, documente de birou, grafică și desene, precum și obiecte electronice noi, cum ar fi pagini web, e-mailuri, mesaje instantanee și videoclipuri.

Software de gestionare a documentelor

Documentele pe hârtie au fost folosite de mult timp pentru stocarea informațiilor. Cu toate acestea, hârtia poate fi costisitoare și, dacă este utilizată excesiv, risipitoare. Software-ul de gestionare a documentelor nu este doar un instrument, ci permite utilizatorului să gestioneze accesul, să urmărească și să modifice informațiile stocate. Software-ul de gestionare a documentelor este un dulap electronic care poate fi utilizat pentru organizarea tuturor fișierelor de hârtie și digitale. Software-ul ajută companiile să combine fișiere de hârtie cu fișiere digitale și să le stocheze într-un singur hub după scanarea și importarea formatelor digitale [24] .

Software DMS

Notă

  1. ^ Policy Management System Arhivat 29 octombrie 2011 Data în care nu se potrivesc URL: 29 octombrie 2011 la Internet Archive .
  2. ^ Stemming: Facilitarea căutării Arhivat 11 ianuarie 2012 Data la adresa URL nu se potrivește: 11 ianuarie 2012 la Internet Archive .
  3. ^ M. Parsons, Managementul eficient al cunoștințelor pentru firmele de avocatură , Oxford University Press, 2004, p. 234, ISBN 9780195169683 . Accesat la 19 mai 2018 ( arhivat la 24 august 2018) .
  4. ^ SK Shivakumar, Enterprise Content and Search Management for Building Digital Platforms , John Wiley & Sons, 2016, p. 93, ISBN 9781119206828 . Accesat la 19 mai 2018 ( arhivat la 20 martie 2019) .
  5. ^ AN Fletcher, M. Brahm și H. Pargmann, Workflow Management with SAP WebFlow: A Practical Manual , Springer Science & Business Media, 2003, pp. 15-16, ISBN 9783540404033 . Accesat la 19 mai 2018 ( arhivat la 20 martie 2019) .
  6. ^ M. Webber și L. Webber, It Governance: Policies and Procedures , Wolters Kluwer, 2016, p. 41-4, ISBN 9781454871323 . Accesat la 19 mai 2018 ( arhivat la 20 martie 2019) .
  7. ^ D. Trinchieri, Opțiuni de evaluare a sistemului integrat de gestionare a documentelor (IDMS) pentru Departamentul de Transport din Arizona (ADOT) , Departamentul de Transport din Arizona, 2003, p. 158.
    "" Regulile de validare a datelor ar trebui să fie încorporate în formularul în sine, mai degrabă decât realizate într-un mediu post-procesare. Aceasta oferă utilizarea unei experiențe interactive în timp real. Adesea, validarea datelor necesită o căutare a bazei de date. Regulile ar trebui să permită acest lucru interogarea bazei de date, oferind utilizatorului opțiuni în timp real pe baza rezultatelor interogării. "» .
  8. ^ D. Morley și CS Parker, Understanding Computers: Today and Tomorrow, Comprehensive , Cengage Learning, 2014, p. 558–559, ISBN 9781285767277 . Accesat la 19 mai 2018 ( arhivat la 20 martie 2019) .
  9. ^ a b c G. Meurant, Introducere în sistemele electronice de gestionare a documentelor , Academic Press, 2012, p. 120, ISBN 9780323140621 . Accesat la 19 mai 2018 ( arhivat la 20 martie 2019) .
  10. ^ J. Sommerville și N. Craig, Implementing IT in Construction , Routledge, 2006, p. 130, ISBN 9781134198986 . Accesat la 19 mai 2018 ( arhivat la 20 martie 2019) .
  11. ^ SL Skipper, How to Establish a Document Control System for Compliance with ISO 9001: 2015, ISO 13485: 2016, and FDA Requirements , ASQ Quality Press, 2015, p. 156, ISBN 9780873899178 . Accesat la 19 mai 2018 ( arhivat la 20 martie 2019) .
  12. ^ D. Austerberry, Digital Asset Management , CRC Press, 2012, pp. 27-28, ISBN 9781136033629 . Accesat la 19 mai 2018 ( arhivat la 20 martie 2019) .
  13. ^ a b D. Austerberry, Digital Asset Management , CRC Press, 2012, p. 30, ISBN 9781136033629 . Accesat la 19 mai 2018 ( arhivat la 20 martie 2019) .
  14. ^ M. White, Enterprise Search , O'Reilly Media, Inc, 2012, pp. 73-74, ISBN 9781449330408 . Accesat la 19 mai 2018 ( arhivat la 20 martie 2019) .
  15. ^ Organizația Internațională pentru Standardizare, 01.140.40: Publishing , pe iso.org . Accesat la 14 iulie 2008 ( arhivat la 6 iunie 2011) .
  16. ^ Organizația internațională pentru standardizare, 35.240.30: aplicații IT în informații, documentare și publicare , pe iso.org . Accesat la 14 iulie 2008 ( arhivat la 6 iunie 2011) .
  17. ^ OnSphere Corporation, SOP Document Management in a Validated Environments ( PDF ), la avidoffice.com . Adus la 25 aprilie 2011 (arhivat din original la 4 septembrie 2011) .
  18. ^ G. Meurant, Introducere în sistemele electronice de gestionare a documentelor , Academic Press, 2012, p. 16, ISBN 9780323140621 . Accesat la 19 mai 2018 ( arhivat la 20 martie 2019) .
  19. ^ Organizația Internațională pentru Standardizare, 01.140.10: Scriere și transliterare , pe iso.org . Adus la 14 iulie 2008 ( arhivat la 7 iulie 2009) .
  20. ^ Organizația Internațională pentru Standardizare, 01.140.20: Științele informației , pe iso.org . Adus la 14 iulie 2008 ( arhivat la 5 decembrie 2008) .
  21. ^ Organizația Internațională pentru Standardizare, 01.110: Documentație tehnică a produsului , la iso.org . Adus la 15 iulie 2008 ( arhivat la 6 iunie 2011) .
  22. ^ Codul regulamentelor federale Titlul 21, partea 1271 , la accessdata.fda.gov , Food and Drug Administration. Adus la 31 ianuarie 2012 ( arhivat la 10 octombrie 2011) .
  23. ^ Bob Wiggins, Gestionarea eficientă a documentelor: deblocarea cunoștințelor corporative , ediția a II-a, Gower, 2000, p. 25, ISBN 9780566081484 . Accesat la 9 aprilie 2016 ( arhivat la 13 ianuarie 2018) .
    „La nivel organizațional, un plan de strategie a sistemelor informaționale (ISSP) este o modalitate de a determina în termeni generali ce sisteme informaționale ar trebui să aibă loc o organizație pe termen mediu și lung (de obicei în jur de trei până la cinci ani [...]). " .
  24. ^ Chaouni, Mamoun (5 februarie 2015). „7 avantaje puternice ale utilizării unui sistem de gestionare a documentelor” Arhivat 10 ianuarie 2017 Data la adresa URL nu se potrivește: 10 ianuarie 2017 la Arhiva Internet .

Elemente conexe

Alte proiecte

Controlul autorității LCCN (EN) sh92006218 · GND (DE) 4303691-0
Adus de la „ https://it.wikipedia.org/w/index.php?title=Document_management_system&oldid=122035364 ”