Registrul protocolului

De la Wikipedia, enciclopedia liberă.
Salt la navigare Salt la căutare
Un registru de protocol din 1895

Registrul de protocol (sau pur și simplu „protocolul“) este cartea in care detaliile documentelor și a faptelor primite sau trimise de către un anumit subiect sau organism (public sau privat) sunt înregistrate în mod progresiv. Această înregistrare, dacă este efectuată în conformitate cu legea, are un caracter de certitudine publică și recunoscută, adică este „autentică” în cazul unui litigiu legal ( validitate probantă ).

Termenul protocol are o semnificație destul de largă, care este identificată cu procedura, cu biroul adjunct și cu registrul în sine. Prin extensie „protocol” înseamnă, de asemenea, un proces pentru atingerea unui anumit obiectiv („urmați protocolul”).

Istorie

Stabilirea protocolului în Italia și în mare parte din Europa continentală datează de pe vremea lui Napoleon Bonaparte , când oficialii au dezvoltat și au aplicat această procedură întregului Imperiu , care a eficientizat considerabil procedurile de înregistrare a mișcărilor de documentare primite și de ieșire din cancelarii. și diverse subiecte, în special cele publice. Scopurile introducerii protocolului au fost atât raționale, cât și simplificate, dar și de a controla desfășurarea procedurilor birocratice: prin înregistrarea timpului de sosire a unei cereri și a ieșirii unui răspuns, a fost posibil să se verifice timpul necesar și să se evalueze eficienţă.

Înainte, criteriile erau mai greoaie și mai complexe, cum ar fi procedurile birocratice pentru trimiterea documentației de ieșire, care erau transcrise integral pe registre speciale numite copiatoare de scrisori ; documentația primită, pe de altă parte, a fost gestionată separat, cu criterii disparate și neuniforme, în funcție de zonă: una dintre puținele metode care a păstrat ordinea de primire a fost inserarea într-o tijă metalică specifică, unde, totuși, ziua exactă nu a fost înregistrată recepție.

Protocolul a simplificat foarte mult aceste proceduri, oferind un singur registru pentru a înregistra toate materialele de intrare și ieșire. Fiecare element scris a primit un număr progresiv , unic și în creștere, care reflecta ordinea sosirii; pe registru s-a notat apoi, alături de fiecare număr, data primirii sau trimiterii (în exemplarele cele mai exacte și ora), expeditorul sau destinatarul (în funcție de dacă documentul era primit sau ieșit) și un scurt rezumat al subiect. La aceste elemente de bază s-au adăugat apoi altele, care au făcut posibilă urmărirea cu extremă precizie și viteză relativă a tuturor dezvoltării unei corespondențe și păstrarea memoriei precise a activității subiectului.

Inovația a fost un succes imediat și a fost menținută până în prezent, deși cu momente de atenție mai mare și altele cu o aplicare mai mică. După unificarea Italiei a fost necesar să se aștepte până la 1 ianuarie 1866 pentru a avea o reformă administrativă a noii administrații publice . În acel document [ adică? ] protocolul a fost puțin luat în considerare și a fost una dintre inițiativele opționale, la discreția personală. În 1897 , Circularul Astengo [1] a stabilit necesitatea unui birou de protocol și a unui registru în toate municipalitățile italiene, dictând reguli de bază care au ajuns în mod substanțial în zilele noastre. Cererea nu a fost imediată: în zonele cele mai reticente în adoptarea noului regulament, a fost, de asemenea, necesar să se aștepte până în 1940 . [ fără sursă ]

Astăzi registrul protocolului este un instrument fundamental cu o valoare juridică importantă, printre instrumentele de bază pentru crearea unei arhive curente . Ultima recunoaștere semnificativă în Italia a venit cu Decretul prezidențial 428 din 20 octombrie 1998 , care a stabilit validitatea protocolului și în managementul IT.

Managementul protocolului

Gestionarea protocolului este de obicei încredințată unui anumit birou. Acesta primește materialul documentar de ieșire și de intrare al entității producătoare (documentele interne sunt excluse) și îl adnotează în registru. Înregistrarea în protocol trebuie să conțină anumite date și numere lăsate necompletate, anulările și corecțiile nu sunt acceptabile: în caz de erori este necesară autentificarea. În cazul unui protocol electronic, câmpurile nu trebuie să poată fi modificate.

Înregistrarea are patru elemente cerute de lege, care sunt:

  1. Număr progresiv pentru fiecare element: atât de intrare cât și de ieșire, adică de intrare sau de ieșire
  2. Data primirii (de asemenea, ore și minute la cerere, de exemplu în timpul procedurilor de licitație)
  3. Expeditor sau destinatar
  4. Regesto sau scurt rezumat al conținutului

Registrul, pe hârtie sau computerizat, are în general două pagini: una înregistrează documentația primită, cealaltă cea trimisă. În orice caz, numărul progresiv trebuie atribuit să crească prin numărarea atât a documentelor de intrare cât și a celor de ieșire și fiecare număr trebuie să corespundă unui singur document, chiar și în cazul răspunsurilor în imediata apropiere a aceluiași subiect sau afacere.

La aceste elemente se adaugă alte accesorii: numărul de atașamente, biroul de competență, numărul categoriei (sau titlului), numărul secțiunii și, în cazul corespondențelor, numărul progresiv al documentului de referință anterior și cea a răspunsului următor.

Odată ce înregistrarea (pe hârtie) a fost făcută, cele patru elemente necesare și cel puțin numărul de clasificare sunt atașate pe document împreună cu ștampila instituției și semnătura protocoalistului.
Protocolul computerului, pe de altă parte, după ce a scanat documentul din sistem cu un periferic adecvat (cum ar fi un scaner de protocol ), atribuie un cod de bare cu toate informațiile, care sunt atașate materialului.

Atunci când documentele care urmează să fie livrate la birouri sunt livrate manual, biroul de protocol eliberează deponentului o chitanță cu numărul de protocol.

Odată finalizate aceste operațiuni de înregistrare, documentele sunt alocate birourilor individuale competente în funcție de subiect.

Titularul clasificării

Pictogramă lupă mgx2.svg Același subiect în detaliu: Titlul clasificării .

Titularul clasificării este al cincilea element din registrul protocolului: nu este necesar în scopuri administrative și juridice (lipsa sau aranjamentul incorect al acestuia nu invalidează registrul), dar acum este esențial să îndeplinești obligațiile de arhivare.

Prin deținător, care este o listă a „categoriilor” sau „titlurilor” unei entități (adică diferitele ramuri ale activității pe care o desfășoară) împărțite la rândul lor în „clase” sau „secțiuni” (diferitele tipuri de documente pentru fiecare funcție), documentația este sortată și recompusă în timpul închiderii arhivei curente.

Închideți protocolul

La sfârșitul anului calendaristic, registrul protocolului trebuie închis: casetele și paginile goale sunt tăiate, ștampilate și semnate de ofițerul protocolului și, în cazul unei municipalități, de către primar și secretarul municipal . Pentru protocoalele electronice, închiderea are loc automat. Odată cu noul an calendaristic, numerotarea se reia de la 1.

Nu este permis, și ar putea expune operatorii la responsabilitatea penală, să lase casete goale pentru a le completa după 31 decembrie în legătură cu actele sau documentele formate sau primite până la acea dată.

Căutați în protocol

Gestionarea electronică a protocolului a simplificat considerabil operațiunile de căutare, permițând efectuarea unei interogări pe câmpuri într-un timp scurt. În cazul registrelor de hârtie, căutarea este mai greoaie, dar există câteva instrumente care să o faciliteze. Unul dintre acestea este registrul titlurilor după nume și subiect. Acestea au fost pregătite an de an, listând alfabetic toate subiectele cu care au avut relații și indicând alături toate numerele progresive care le-au preocupat. De exemplu, dacă căutați un document trimis domnului Rossi, a fost suficient să găsiți „Rossi” în R al agendei și apoi să verificați numerele de protocol relative unul câte unul. La fel s-a făcut și pentru obiectul documentației (de exemplu „A” din „Anagrafe” etc.).

Protocolul confidențial

Registrul protocolului este un act public. Pentru toate acele documente care au o anumită natură confidențială, unele entități au pregătit, de asemenea, un registru numit „protocol confidențial”, care este gestionat direct de cele mai înalte sfere ale entității, fără a trece prin Biroul Protocol și alți angajați, cu excepția cazului în care nu sunt autorizate în mod specific. . De exemplu, într-o municipalitate doar primarul și eventual consilierii au acces la protocolul rezervat, într-o prefectură doar prefectul și așa mai departe. Accesibilitatea este stabilită prin regulament.

Documentele cu caracter personal, cum ar fi scrisorile disciplinare adresate angajaților, sau documentele care conțin alte date cu caracter sensibil sau protejate prin secret profesional, sunt de obicei înregistrate în protocolul confidențial. Protocolul rezervat își urmează propria numerotare.

Valabilitatea juridică a protocolului

Fiecare subiect trebuie să aibă un singur protocol (cu excepția registrului rezervat), deoarece este veriga fundamentală pe care îi trece memoria pe măsură ce se formează.

Protocolul are valabilitate juridică și este cerut de lege în toate organismele publice. Este necesar ca toate cele patru elemente necesare înregistrării să fie prezente (progresiv, dată, expeditor sau destinatar, registru) și să fie închis și deschis în mod regulat și precis la începutul noului an calendaristic. Dacă aceste reguli sunt respectate, protocolul își asumă caracteristica unui act public de credință privilegiată: adică poate fi utilizat nu numai pentru nevoi practice sau administrative, ci și în orice nevoie probatorie în domeniul judiciar și are o valabilitate absolută ( „autenticitate” ca dovadă ), cu excepția cazului în care falsificarea este dovedită în mod explicit.

Protecția pe care protocolul o asigură în instanță a însemnat că unii subiecți privați au și un birou de protocol, complet similar cu cel al subiecților publici.

Cerințe normative

Notă

  1. ^ Text circular Astengo (beniculturali.it)

Bibliografie

  • Antonio Romiti, Arhive generale, primele elemente , Civita Editoriale, Lucca 2008. ISBN 978-88-902649-2-4
  • Roberto Guarasci, Protocol, clasificare și arhivă în administrațiile publice , în Protocolul în administrația publică , Editura și centrul de carte al Universității din Calabria, 2003.

Elemente conexe

linkuri externe

Controlul autorității GND ( DE ) 4047552-9
Dreapta Portalul legii : accesați intrările Wikipedia care se ocupă de drept