Sistemul de informare al companiei

Un sistem informațional corporativ poate fi imaginat ca un întreg cuprinzând oameni, funcții, aplicații, rețele tehnologice și proceduri care, interacționând între ele, au ca obiectiv final să pună la dispoziția unui subiect o serie de informații și date la momentul și locul dorit. Un sistem informațional poate face acest lucru prin efectuarea operațiunilor asupra datelor, cum ar fi: colectarea datelor, prelucrarea lor, schimbul acestora, catalogarea lor și afișarea acestora. Indică infrastructura unei organizații de afaceri dedicată colectării și gestionării informațiilor. Prin urmare, este vorba de achiziționarea datelor, prelucrarea acestora și apoi returnarea lor sub formă de informații utile părții interesate. Obiectivul unui sistem informațional este de a reprezenta un suport valid în timpul operațiunilor de luare a deciziilor.

Descriere

Într-un mediu dinamic, companiile se găsesc într-o situație de mare complexitate de management și nevoia de a gestiona cantități tot mai mari de informații într-un mod din ce în ce mai eficient, eficient și în timp util pentru a putea răspunde schimbărilor continue de pe piață și nevoi: luarea rapidă a deciziilor necesită posibilitatea de a avea toate informațiile necesare rapid, ceea ce este posibil numai dacă compania este echipată cu un sistem informațional capabil să pună la dispoziție informațiile în timp real. Tehnologiile informaționale oferă un mare potențial, deoarece permit companiilor să controleze, să planifice și să gestioneze toate activitățile într-un mod integrat, precum și să proceseze rapid o cantitate mai mare de date și informații decât era posibil în trecut.

Partea sistemului informațional alcătuită din computere, rețele de calculatoare, proceduri de stocare și transmitere electronică a informațiilor se numește sistem informatic . De fapt, conceptele fundamentale care stau la baza unui sistem informațional sunt datele, informațiile și procesele și nu presupun utilizarea tehnologiilor informaționale . Cu toate acestea, chiar dacă existența sistemului informațional este independentă de automatizarea acestuia, sistemul informațional aferent recurge aproape întotdeauna la utilizarea uneia sau mai multor baze de date pentru stocarea și recuperarea informațiilor și la module software specifice pentru inserare și gestionare.

Clasificări ale sistemelor informatice

Principalele sisteme de informații utilizate în cadrul unei organizații sau companii sunt în general clasificate:

1) După funcție : în care fiecare funcție a companiei are propriul sistem de informații. De exemplu, funcția C&D trebuie să aibă un sistem care să îi permită să programeze, să controleze și să caute informații cu privire la domeniile tehnice și științifice. Prin urmare, sunt utilizate sisteme PM sau baze de date științifice. Funcția de producție va trebui să utilizeze sisteme care vor fi utilizate pentru proiectarea, programarea și controlul producției și pot fi, de exemplu, sisteme de management și întreținere sau sisteme CAD. Funcția Logistică , care se ocupă cu achizițiile și gestionarea depozitelor, va utiliza sisteme specifice pentru gestionarea furnizorilor și gestionarea comenzilor. Funcția de marketing și vânzări care se ocupă cu gestionarea vânzărilor și a marketingului și are nevoie de sisteme de informații care se ocupă cu prelucrarea datelor și gestionează achiziția de comenzi. Funcția de finanțare are ca obiectiv gestionarea resurselor financiare și sisteme de nevoi care colectează date referitoare la diferitele venituri și cheltuieli, în timp ce funcția de gestionare a personalului , care are sarcina de a gestiona ceea ce privește remunerația lucrătorilor și siguranța acestora, voi avea nevoie de informații sisteme care detectează prezența și înregistrează salariile și salariile diferiților lucrători.

2) După activitate: sistemele informaționale sunt împărțite în funcție de tipul de activitate, în special se face referire la piramida corporativă în care activitățile strategice sunt plasate în general pe treapta superioară, apoi pe cele tactice și apoi pe cele operaționale. Prin urmare, tipurile de sistem informațional sunt:

• ESS: sunt cele utilizate pentru cel mai înalt nivel al organizației de afaceri și, prin urmare, sunt utilizate la un nivel strategic. Acestea se referă la decizii care nu sunt de rutină, adică acele decizii care trebuie luate atunci când apar „noi” probleme pentru companie și pentru care nu există o procedură specifică de rezolvare. Prin urmare, aceștia sunt responsabili pentru monitorizarea progresului la nivel de management, integrând și date din afara companiei. Prin procesarea datelor, este, prin urmare, posibil să înțelegem care sunt criticitățile și să le indicăm managerilor, uneori și prin utilizarea graficelor avansate.

• DSS: aceste DA se referă și la funcțiile manageriale, în special ele sunt utilizate de manageri pentru a lua decizii și a rezolva probleme folosind atât datele interne ale companiei, cât și cele care vin din exterior. Acestea combină cantități mari de date necesare pentru operațiunile de luare a deciziilor, iar această cantitate de date este „returnată” utilizatorului, astfel încât acesta să le poată utiliza pentru a le analiza și a le lucra interactiv.

• MIS : sunt DA utilizate de manager, achiziționează date de la TPS și aceste date sunt apoi furnizate managerului sub formă de rapoarte, date istorice sau performanță curentă.

• TPS : Aceste SI sunt utilizate la nivelul operațional al companiei. Este un sistem care efectuează operațiuni de rutină care sunt necesare zilnic pentru activități comerciale precum plasarea comenzilor, calcularea salariilor etc.

3) Prin procesul i: sunt utilizate, pe baza procesului de afaceri la care se referă, pentru a gestiona mai bine același proces . De asemenea, trebuie știut că un proces poate implica mai multe departamente.

• ERP : sunt sisteme de informații care se ocupă de gestionarea mai multor procese de afaceri și sunt utilizate pentru a gestiona mai bine resurse multiple. Domeniile cu care se ocupă acest sistem sunt diferite și sunt: gestionarea materialelor (aprovizionare și depozitare), producție, finanțe, marketing etc. Datorită utilizării unei baze de date unice, toate informațiile și datele referitoare la ciclul activ, care este ceea ce privește colecțiile, precum și ciclul pasiv, care privește furnizorii și plățile, sunt introduse în cadrul acestuia.

• CRM : obiectivul acestui sistem informațional este clientul și nu, ca în cele enumerate mai sus, produsul. Acest sistem este utilizat pe scară largă de companii pentru a gestiona diverși clienți, vă permite să creați și să stabiliți relații cu aceștia și să le gestionați în timp.

• SCM : aceste IS sunt responsabile pentru coordonarea și gestionarea diferitelor funcții de afaceri atât în cadrul companiei, cât și de-a lungul lanțului de aprovizionare. Prin urmare, se preocupă de îmbunătățirea performanței membrilor individuali ai întregului lanț de aprovizionare. Scopul principal este de a maximiza nivelul de servicii legat de clientul final și, pentru a face acest lucru, trebuie să optimizăm capitalul utilizat și diferitele costuri. Se ocupă de activități privind gestionarea și prognozarea cererii, prelucrarea diferitelor comenzi, achiziționarea de materii prime și semifabricate, expedierea produsului finit către clientul final etc. Practic, există o gestionare la 360 ° a funcțiilor de producție, logistică și marketing.

Elemente

După cum spune cuvântul însuși, un sistem informațional este un „set” de elemente (în cazul nostru informații) unite într-o singură aglomerare. Putem oferi o primă clasificare a caracteristicilor esențiale care caracterizează acest tip de sistem:

1) Date : sunt componenta esențială a sistemului, dar din moment ce nu au fost încă procesate, sunt prezentate într-o stare primitivă.
2) Informații : set de date deja procesate, conectate strict între ele cu un scop specific.
3) Oameni : cei care colectează și catalogează datele de interes (înregistrate corespunzător), astfel încât să poată fi apoi prelucrate de către structurile competente. Ei sunt, de asemenea, destinatarii informațiilor deja manipulate.
4) Instrumente : este setul de echipamente care este capabil să facă călătorii de informații între furnizor și cumpărători, între diferite companii și, în general, între diferite puncte ale unei companii. De asemenea, putem include în această categorie toate acele infrastructuri capabile să transforme datele în informații. Evident, aceste zile sunt mijloace extrem de tehnologice.
5) Proceduri : este setul de proceduri care ne permite să înțelegem cum sunt colectate și procesate datele. Pentru fiecare scop unic, persoanele competente trebuie să aleagă modul de procesare a datelor, deoarece fiecare companie are propria sa nevoie de satisfacere.

Obiective

Procedurile enumerate mai sus au drept scop satisfacerea nevoilor cognitive interne și externe ale companiei în mod eficient și eficient. Întâlni cu:

A) Eficiență : se referă la raportul intrare-ieșire, deoarece poate fi definit ca abilitatea de a obține cel mai bun rezultat cu resursele disponibile sau, mai precis:
- Cel mai bun rezultat obținut cu aceleași resurse;
- Utilizarea mai puțin cantitativă a resurselor, cu aceleași rezultate;
B) Eficacitate : raportul dintre rezultatul obținut și obiectivul stabilit; este o judecată calitativă asupra rezultatului obținut; de aceea, trebuie făcută o comparație.

Din punct de vedere SI, această calitate apare atunci când informațiile produse satisfac nevoia de informații a tuturor subiecților. Mai precis, putem lua în considerare așa-numitele cerințe de eficacitate ale unui SI:

Selectivitate : IS trebuie să producă doar informațiile utile și necesare pentru a putea lua decizii; acest concept, în sine simplu, poate fi evidențiat în funcție de diferite tehnici. De fapt, în teorie, compania s-ar putea trezi cu o cantitate mare de date. Pentru a gestiona această cerință, pot fi luate în considerare două abordări:

Definiți a priori nivelul de selectivitate, în fața diferitelor nevoi de informații, externe și interne, dar acest lucru generează o problemă în ceea ce privește definirea selectivității;
Lăsați destinatarul informațiilor să selecteze datele (evident, în acest caz, trebuie să le furnizați toate informațiile privind problema); prin urmare, ne bazăm pe capacitatea managerilor de a selecta automat ceea ce îi interesează. Selectivitatea este o problemă care trebuie rezolvată, deoarece doar în acest caz sistemul poate fi economic și eficient (deoarece permite, de asemenea, să se obțină reduceri de costuri);

Actualitatea : se referă la timpul necesar IS pentru a produce informațiile necesare destinatarului; acest parametru are semnificații diferite:

Timpul luat de SI pentru a produce informațiile solicitate (timpul de răspuns);
Capacitatea SI de a produce informații care acoperă un interval de timp mai mult sau mai puțin lung;
Frecvența cu care se solicită o anumită informație (periodicitate); prin urmare, este vorba de capacitatea sistemului de a produce aceleași informații de mai multe ori.

Fiabilitate : capacitatea SI de a produce informații corecte și fără erori; acest concept amintește de acuratețea datelor încărcate pe SI. De fapt, acest parametru depinde în esență de corectitudinea datelor încărcate și de corectitudinea procedurilor de prelucrare a datelor. Verificările automate îmbunătățesc apoi acuratețea datelor.
Flexibilitate : nevoile de informații ale destinatarilor se schimbă în timp; prin urmare, este necesar să se creeze un SI capabil să satisfacă aceste nevoi și care să fie structurat pe baza aceluiași, precum și care să se poată adapta la modificările lor.
Acceptabilitate : se referă la relația utilizator-DA și la judecata pe care utilizatorul o acordă aceleiași; acest lucru este, de asemenea, strâns legat de ușurința sa de utilizare (care poate fi bine înțeleasă la trecerea de la un SI la altul), precum și de alte cerințe descrise.

Eficacitatea și eficiența nu apar întotdeauna simultan și în același SI. În sfârșit, un alt concept strâns legat de acești parametri este cel al raportului cost-eficacitate, care ia în considerare aspectul economic, analizând prețul plătit de companie și, prin urmare, referindu-se la eficiența externă a DA, sau mai bine zis că în relația cu piața. Luați în considerare, atunci, că acești parametri trebuie atinși pentru nevoile cognitive interne și externe și, prin urmare, este important să rețineți că destinatarii informațiilor ar putea fi, de asemenea, externi companiei și trebuie să se țină seama și de acestea și de nevoile lor. Prin urmare, este un instrument de sprijin pentru activitățile de management (atât suportul decizional, cât și instrumentul de comunicare și de acumulare a cunoștințelor).

Funcții

Are sarcina de a:

culege date ;
păstrează datele colectate, arhivându-le;
procesează datele, transformându-le în informații ;
distribuie informații către organismele corporative ale utilizatorilor,
să ofere sprijin unui organism de luare a deciziilor (de exemplu un manager), în cazul deciziilor de afaceri de rutină și non-de rutină.

Acestea se desfășoară prin activități care trebuie desfășurate pentru gestionarea informațiilor, metode organizatorice cu care trebuie să se desfășoare cele menționate anterior și instrumente tehnologice cu care să le desfășoare. Pentru a face acest lucru, sistemul informațional poate folosi tehnologiile informaționale: partea din sistemul informațional al companiei care îl folosește ia numele sistemului informațional Odată cu răspândirea tehnologiei informației, sistemul informațional ajunge să reprezinte aproape întregul sistem informațional, dar, cel puțin la nivel conceptual, sistemul informațional nu implică în sine utilizarea tehnologiei informației; la urma urmei, sistemele informaționale existau deja înainte de introducerea tehnologiilor informaționale.

Informațiile furnizate de sistemul informațional organismelor corporative sunt necesare pentru luarea deciziilor și se caracterizează prin:

conținutul (adică relevanța pentru destinatar și corectitudinea intrinsecă);
timpul în care acestea sunt puse la dispoziție;
locul unde sunt puse la dispoziție;
forma în care sunt prezentate.

Sistem de informare contabilă

Sistemul informațional corporativ poate fi în mod ideal împărțit în două subseturi: sistemul informațional necontabil , unde sunt colectate și organizate atât informații calitative cât și cantitative privind compania, piața și mediul extern, care, după cum am spus, susțin alegerile a managementului strategic de vârf și a nucleului operațional; sistemul informațional contabil , constând din informații cu caracter cantitativ, atât despre evenimente de gestiune externe, cât și interne.

Sistemul de informații contabile se bazează pe documentele originale și include:

inventare;
scripturi elementare;
contabilitate secțională;
contabilitate generală;
contabilitate de gestiune;
bugetul.

Sistemul de informații contabile trebuie:

detectează relații cu terți;
să facă față dispozițiilor legii privind înregistrările obligatorii;
să evalueze rezultatele obținute cu managementul, examinate în termeni de venit financiar și capital propriu;
permite controlul managementului;
furnizează informații pe care se bazează deciziile lor tuturor celor (părților interesate) care sunt implicați direct sau indirect în companie.

Situațiile financiare prezintă situația capitalului propriu și financiar și rezultatele economice obținute de companie. Situațiile contabile care îl alcătuiesc sunt Bilanțul contabil și contul de profit și pierdere). Raportarea este destinată să furnizeze informații selectate în mod corespunzător persoanelor din cadrul companiei care trebuie să ia decizii; constă în redactarea rapoartelor, prezentate în formă gratuită și cu conținut care trebuie să răspundă diferitelor nevoi ale destinatarilor.