Constrângerea arhivistică

De la Wikipedia, enciclopedia liberă.
Salt la navigare Salt la căutare

Constrângerea arhivistică este caracteristica necesară și fundamentală care, în știința arhivistică , distinge o arhivă de o colecție simplă sau o colecție .

Legătura este o legătură care leagă împreună documentele arhivei, asumând două caracteristici fundamentale: „naturalețea” și „originalitatea”. Prezența garanției garantează că arhiva reflectă, într-un mod organic și complex, activitatea producătorului și că își păstrează în mod eficient memoria. De aici derivă și conceptul arhivei ca complex organic .

Caracteristici

Legătura arhivistică trebuie să fie „naturală”, „necesară” (prezența sa este indispensabilă) și nu „voluntară” . Aceasta înseamnă că, în timpul formării arhivei, documentele (sau alte obiecte) care o compun au fost colectate ca urmare a unei activități involuntare, neasemnate de producător. Exemplul clasic este cel al unei corespondențe de birou, în care apar atât scrisorile primite, cât și cele trimise, care nu depind doar de producător, ci și de unul sau mai multe subiecte externe.

Garanția se pierde atunci când se face o alegere voluntară asupra acestor documente, de exemplu, păstrând doar corespondența cu privire la un subiect specific: în loc de arhive, vorbim apoi despre o „colecție” de lucrări.

Legătura „voluntară”, care se opune celei „naturale”, este tipică altor bunuri culturale, cum ar fi bibliotecile , colecțiile muzeale , colecțiile, unde bunurile au fost strânse pe baza unor alegeri voluntare precise, niciodată aleatorii.

Pot exista cazuri îndoielnice de arhive în care nu suntem siguri de prezența unei legături naturale („arhive aparente”), de exemplu o arhivă care este dispersată și apoi reconstituită de o instituție sau de un colecționar prin achiziționarea diferitelor piese de pe piaţă. Foarte des în aceste cazuri ne confruntăm cu o „constrângere voluntară mascată”, deoarece colectarea voluntară a documentelor face practic întotdeauna o selecție (fie că este legată de preț, disponibilitate, stare de conservare ...).

Bineînțeles, operațiunea normală de aruncare a arhivelor de stocare (eliminarea duplicatelor, elementelor secundare etc.) nu este considerată a fi dăunătoare constrângerii naturale, cel puțin atunci când se face conform procedurilor corecte.

Potrivit lui Antonio Romiti , este posibil să identificăm și să găsim patru momente ale legăturii (toate coexistând)

  • legătură instituțională internă : este legătura care există între producător și realitatea instituțională și administrativă în care operează și de care este influențat. Ajută la înțelegerea contextului instituțional și administrativ în care a funcționat subiectul și, prin urmare, a metodelor sale de operare. (De exemplu: o instituție a trebuit să organizeze documentația în conformitate cu legile și directivele care existau la nivel instituțional în acel moment și nu conform celor de astăzi, în acest fel înțelegem motivul unor alegeri care astăzi ar părea paradoxale sau greșit).
  • legătură instituțională externă : este legătura dintre producător și realitățile instituționale externe luate în considerare în locația lor teritorială. Este important pentru orice reorganizare care ține cont de originea teritorială a documentelor din arhivă.
  • constrângere arhivistică internă : Este legătura logică care conectează, într-un mod logic și necesar, toată documentația constitutivă a unei arhive a unui subiect. (Definiția de Paola Carucci acceptată astăzi ca definiția cea mai corectă)
  • constrângere arhivistică externă : este legătura care leagă documentația produsă de un subiect și păstrată la același nivel cu cea produsă de același subiect, dar păstrată la alte subiecte externe cu care producătorul a avut relații. (De exemplu: un producător trimite o serie de scrisori către o municipalitate. Producătorul, în arhiva sa, păstrează toate răspunsurile care sosesc de la municipalitate, dar nu întrebările pe care le-a trimis și, prin urmare, nu le mai posedă; să poată pentru a înțelege întreaga corespondență (și logica), este însă necesar să se analizeze întreaga corespondență, inclusiv scrisorile trimise de producător către municipalitate, care nu sunt prezente în arhiva producătorului, ci în cele ale municipalității care a primit aceste documente și le-a arhivat la propriile instalații)

Atenție: acestea nu sunt patru constrângeri separate, ci o constrângere care trebuie abordată în conformitate cu una sau cealaltă fațetă în funcție de nevoile reale. Pentru acest „transformism”, Romiti definește legătura ca „Polimorfă” [1]

O altă caracteristică fundamentală a legăturii este caracterul original

Adjectivul „original” înseamnă că o arhivă s-a născut cu o legătură naturală, adică s-a născut ca o colecție completă și involuntară. Aceasta este o altă caracteristică fundamentală, deoarece chiar și atunci când legătura naturală se pierde ulterior (de exemplu datorită unei sărăciri în urma distrugerii sau dispersării unei părți a lucrărilor), ceea ce rămâne poate fi întotdeauna definit ca „arhivă”, deoarece sunteți conștienți că a fost creat cu proceduri corecte. Cu alte cuvinte, atunci când o arhivă se naște cu o legătură naturală, chiar și pierderea parțială a documentației (și, prin urmare, ruperea legăturii naturale în sine) nu degradează statutul arhivei.

În acest caz, se vorbește cel puțin despre o „arhivă necorespunzătoare”. Desigur, există o limită: pierderea trebuie să fie parțială și nu totală și nu trebuie să fie cazul reconstrucției voluntare de către subiecți străini („colecția”, așa cum este exemplificat în paragraful anterior).

Constrângere și informatică

Aplicarea tehnologiilor informaționale la arhivare, dacă nu este realizată, acordând atenție menținerii legăturilor documentelor cu momentul și structura administrativă care le-a produs, poate pune în pericol constrângerea arhivistică, eliminând acele relații reciproce dintre documentele care stau la baza unei Arhiva. În mod tradițional, de fapt, relațiile dintre documentele unei arhive sunt stabile și nu arbitrare, deoarece sunt o consecință a sedimentării naturale în timpul desfășurării activității producătorului (deși legate de anumite reguli de organizare și funcționalitate). O foaie de calcul text sau altele pot fi apelate cu mare viteză în funcție de o serie aproape infinită de chei de căutare, dar trebuie să fie întotdeauna posibil să o găsești și urmând ordinea „tradițională”, pentru a nu pierde legăturile originale cu cealaltă cărți și nu.devin un fel de moleculă pierdută într-un univers care ar putea fi definit ca „lichid”. De asemenea, pentru că în viitor ar putea deveni imposibil ca erudiții să urmărească acțiunile, timpurile și situațiile organizaționale care au produs un astfel de document.

Necesitatea menținerii structurii unei arhive în timp are consecința necesității de a stabili o structură, care trebuie să fie luată în considerare la programarea instrumentelor IT pentru arhivare (cum ar fi protocolul electronic, instrumentele automate de clasificare și colaționare sau salvarea digitală a documentelor ).

Notă

  1. ^ Antonio Romiti, Manualul arhivelor italiene. Primele elemente. , Volum unic.

Bibliografie

  • Giorgio Cencetti , Despre arhivă ca «universitas rerum» , "Arhive", IV (1937), pp. 7-13.
  • Antonio Romiti, Arhive generale, primele elemente , Civita Editoriale, Lucca 2008. ISBN 978-88-902649-2-4

linkuri externe

  • Glosar de arhivă , pe retelilith.it . Adus la 28 ianuarie 2009 (arhivat din original la 11 martie 2009) .