Conservarea substitutivă

Stocarea substitutivă este o procedură legală / IT reglementată de legislația italiană , capabilă să garanteze validitatea juridică a unui document IT în timp , înțeleasă ca reprezentare a faptelor sau faptelor și datelor pe suport de hârtie sau IT (rezoluția CNIPA nr. 11 / 2004).

Rezumat uneori cu „conservarea legală”, acesta echivalează, în anumite condiții, documentele pe hârtie cu cele electronice și ar trebui să permită companiilor și administrației publice să economisească costurile de imprimare , arhivare și conservare. Economiile sunt deosebit de mari pentru documentația care, conform legii, trebuie păstrată timp de câțiva ani.

Conservarea digitală înseamnă înlocuirea documentelor pe hârtie, pe care, prin lege, unele entități juridice trebuie să le păstreze, cu documentul echivalent în format digital care este „blocat” în formă, conținut și timp prin semnătura digitală și ștampila de timp . De fapt, tehnologia semnăturii digitale vă permite să acordați autorul și să faceți un document electronic neschimbat, apoi flancat de ștampila de timp care vă permite să datati documentul digital produs într-un anumit mod.

Reguli

Odată cu introducerea reglementărilor recente privind stocarea electronică, documentul electronic capătă valoare probatorie în scopuri fiscale și legale. De fapt, odată cu introducerea Decretului din 23 ianuarie 2004 al Ministerului Economiei și Finanțelor și cu Rezoluția Centrului Național pentru Tehnologia Informației din Administrația Publică nr. 11 din 19 februarie 2004, acum este posibilă arhivarea și stocarea documentelor pe hârtie pe suport optic și, utilizând semnătura electronică calificată și ștampila de timp , puteți decide, de asemenea, să le ștergeți.

În ultima perioadă, interesul pentru soluțiile de gestionare a documentelor a crescut semnificativ și în Italia , datorită recentei legi care autorizează, conform anumitor criterii bine definite, utilizarea metodelor de înlocuire a arhivării optice și procesării documentelor, inclusiv a celor luate în considerare. valoare (de ex. facturi , carte TVA etc.).

Aceasta este așa-numita lege „Bassanini” urmată de diferitele reglementări emise de CNIPA care garantează documentelor electronice valabilitatea deplină în scopuri probatorii, legale și fiscale și, prin urmare, pot înlocui pe deplin metodele tradiționale de păstrare a evidenței companiei. Această prevedere deschide nenumărate avantaje pentru companii și nu numai: gândiți-vă la reducerea spațiilor de stocare a documentelor, la economiile incredibile de hârtie, la reducerea costurilor de gestionare „ascunse”, la viteza căutării documentelor la distanță și multe altele. Dimensiunea pieței este imensă și este rezultatul introducerii unei serii întregi de reglementări în domeniul arhivării, a căror istorie este rezumată mai jos.

DL 10 iunie 1994, nr. 357 Art. 7: S-a stabilit posibilitatea păstrării evidențelor contabile și a documentelor sub formă de înregistrări pe suporturi de imagine, cu condiția însă ca înregistrările să corespundă documentelor și să poată fi transformate oricând într-o copie lizibilă a documentului să fie ceea ce au fost formate. Dar în 1994 tehnicile de reproducere electronică a documentelor nu erau încă pe deplin dezvoltate.

DL 15 martie 1997, n. 59 Art. 15: recunoaște valabilitatea în toate scopurile legale a actelor, datelor și documentelor formate și a contractelor stipulate de administrația publică și de persoane fizice cu instrumente informatice sau telematice, cu referire la un regulament specific pentru punerea sa în aplicare.

Decretul prezidențial din 10 noiembrie 1997, nr. 513 Au fost definite criteriile și metodele pentru formarea, depunerea și transmiterea documentelor cu instrumente informatice și telematice. Art. 15: Să păstreze cărțile, repertoriile și scrierile care trebuie păstrate pe suportul computerizat. Pentru regulile tehnice, totul este lăsat în seama AIPA .

DPCM 8 februarie 1999 Reguli tehnice pentru formarea, transmiterea, conservarea, duplicarea, reproducerea și validarea, chiar temporală, a documentelor IT.

Decretul prezidențial din 28 decembrie 2000, nr. 445 Text consolidat al dispozițiilor legislative și de reglementare privind documentația administrativă. Art. 6: posibilitatea înlocuirii documentelor din propriile arhive, evidențe contabile, corespondență și alte documente care, prin lege sau regulament, trebuie păstrate, cu reproducerea lor pe: 1. suport fotografic; 2. suport optic; 3. alte mijloace adecvate pentru a garanta conformitatea documentelor cu originalele. Pentru specificațiile tehnice, totul este lăsat în seama AIPA.

Rezoluţie 13 decembrie 2001, nr. 42 (înlocuit cu Rezoluția nr. 11 din 19 februarie 2004) Reguli tehnice stabilite de AIPA .

DL 23 ianuarie 2002, nr. 10 Implementarea Directivei 1999/93 / CE privind un cadru comunitar pentru semnături electronice, introducând sistemul cheii criptografice duble asimetrice ca instrument de validare legală în legislația națională. CNIPA a publicat un document specific cu care au fost dictate liniile directoare pentru utilizarea semnăturii digitale.

Decretul ministrului economiei și finanțelor din 23 ianuarie 2004 Sunt definite procedurile pentru îndeplinirea obligațiilor fiscale referitoare la documentele electronice și reproducerea acestora în diferite tipuri de suporturi. Se stabilește că procedura de conservare se efectuează cel puțin o dată la două săptămâni. Pentru ca documentele să aibă relevanță în scopuri fiscale, acestea trebuie să fie caracterizate de forma documentelor al căror conținut nu poate fi modificat în timpul fazelor de acces și stocare (definite ca documente statice nemodificabile) și trebuie să fie emise cu referința în timp și semnatura electronica. Stocarea trebuie să aibă loc pe suporturi care garantează lizibilitatea lor în timp. Managerul de conservare, care are un rol cheie în implementarea întregii proceduri, a încredințat controlul funcționării corecte a sistemului și a procedurilor de verificare a lizibilității datelor stocate.

Art. 1: Glosar
Art. 2: Manipulează documentele IT aflate în competența Agenției de Venituri
Art. 3: Caracteristici pe care trebuie să le aibă documentele electronice în sensul prevederilor fiscale și specifică faptul că acestea sunt emise, pentru a garanta atestarea datei, autenticitatea și integritatea, cu aplicarea referinței de timp și a electronicii de semnătură.
Art. 4: Metode de conservare digitală. Trebuie asigurată ordinea cronologică a înregistrărilor. Acest proces trebuie încheiat cu aplicarea ulterioară a referinței de timp și a semnăturii electronice de către un funcționar public, pentru a certifica conformitatea a ceea ce este stocat cu documentul original. Participarea la procedura în cauză a unui notar, în timp ce, pe de o parte, întărește garanțiile de corectitudine a procesului, pe de altă parte, constituie o povară procedurală cu sarcini și în ceea ce privește costurile pentru întreprinderi. Distrugerea documentelor analogice, a căror păstrare este obligatorie, este permisă numai după finalizarea procedurii de conservare digitală.
Art. 5: În luna următoare expirării termenelor de depunere a declarațiilor fiscale referitoare la impozitele pe venit, impozitul regional pe activități productive și taxa pe valoarea adăugată, partea interesată sau responsabilul cu conservarea "transmite agențiilor fiscale competente , amprenta arhivei computerizate supusă conservării, semnătura electronică aferentă și ștampila de timp ".
Art. 6: Contribuabilul poate cere contribuabilului să prezinte documente și înregistrări electronice și să le facă lizibile chiar și pe hârtie.
Art. 7: Taxa de timbru pe documentele electronice. Contribuabilul este obligat să prezinte biroului competent al veniturilor o comunicare care să conțină o indicație a numărului prezumtiv de acte, documente și registre care pot fi emise sau utilizate în cursul anului, precum și suma și detaliile privind plata apariției impozitului . Impozitul va fi plătit pe baza acestor date, în timp ce până în ianuarie a anului următor, partea interesată va transmite o comunicare la Biroul de venituri competent care conține o indicație a numărului de documente IT, împărțit după tip, format în anul și detaliile plății oricărei diferențe de impozitare sau a cererii de rambursare sau compensare. Plata taxei de timbru pe cărți și registre păstrate pe suport de stocare optic sau prin alte mijloace adecvate pentru a garanta nemodificabilitatea datelor stocate, „se datorează la fiecare 2500 de înregistrări sau fracțiuni ale acestora”.

Rezoluția CNIPA nr. 11 (Monitorul Oficial din 9 martie 2004 n.57) Împarte documentele în computerizate și analogice; Acesta prevede posibilitatea stocării documentelor analogice și IT pe orice tip de suport (în plus față de tehnologia laser) prin aplicarea referinței de timp și a semnăturii digitale.

Standardul UNI 11386: 2010 Suport pentru interoperabilitate în conservarea și recuperarea obiectelor digitale (SinCRO) Standardul a fost publicat de UNI , organismul oficial italian de standardizare. Definește structura setului de date pentru a susține procesul de conservare substitutiv; în special, specifică și integrează unele prevederi cuprinse în Rezoluția CNIPA nr. 11, identificând elementele informaționale necesare pentru crearea indexului de conservare (așa-numitul „fișier de închidere”) și descriind atât semantica, cât și articularea prin intermediul limbajului XML formal. Obiectivul standardului este de a permite operatorilor din sector să utilizeze o structură de date partajată pentru a atinge un grad satisfăcător de interoperabilitate în procesele de migrare, grație adoptării schemei XML special dezvoltate.

Bibliografie

Principalele surse de reglementare privind conservarea substitutivă:

Rezoluția 364E din 3 octombrie 2008 a Agenției pentru venituri
Rezoluția 161 / E din 9 iulie 2007 a Agenției pentru venituri
Circulara 36 / E a Agenției pentru venituri decembrie 2006
Circulara 45 / E a Agenției pentru Venituri 2005
Rezoluția CNIPA 19 februarie 2004
Rezoluția CNIPA nr. 11/2004
Decretul prezidențial din 28 decembrie 2000, nr. 445
Decret din 23 ianuarie 2004 Ministerul Economiei și Finanțelor
Directiva 2001/115 / CE din 20 decembrie 2001
Circulară din 16 februarie 2001, n. AIPA / CR / 27
Decretul legislativ din 7 martie 2005, nr. 82 ( Codul de administrare digitală ) și modificările sale ulterioare
Circularul Agenției de Venituri nr. 36 / E din 6 decembrie 2006
Decretul legislativ 30 decembrie 2010 nr. 235
Decretul președintelui Consiliului de Miniștri din 22 februarie 2013
Decretul Ministerului Economiei și Finanțelor din 3 aprilie 2013, nr. 55
Decretul președintelui Consiliului de Miniștri din 3 decembrie 2013 „Norme tehnice privind sistemul de conservare în conformitate cu articolele 20, alineatele 3 și 5-bis, 23-ter, paragraful 4, 43, alineatele 1 și 3, 44, 44 - bis și 71, paragraful 1, din Codul de administrare digitală menționat în Decretul legislativ nr. 82 din 2005 ”care abrogă Rezoluția Cnipa nr. 11/2004.
Decretul Ministerului Economiei și Finanțelor din 17 iunie 2014 „Metode de îndeplinire a obligațiilor fiscale referitoare la documentele informatice și reproducerea acestora pe diferite tipuri de suporturi - articolul 21, alineatul 5, din Decretul legislativ nr. 82/2005 "care abrogă Decretul ministerial din 23 ianuarie 2004.
Circulară interpretativă nr. 1 din 31 martie 2014, emisă de Departamentul de finanțe al MEF în acord cu Departamentul de administrație publică al președinției Consiliului de miniștri.
Decretul de lege 24 aprilie 2014, nr. 66 privind „Măsuri urgente pentru competitivitate și justiție socială”.
Circularul Agenției de Venituri nr. 18 / E din 24 iunie 2014 privind „ TVA. Instrucțiuni suplimentare de facturare ".

Elemente conexe

linkuri externe

Agenția pentru Italia Digitală (fostă DigitPA, fostă CNIPA)
Reguli tehnice pentru conservarea substitutivă ( PDF ), pe archivi.cnipa.gov.it .
Propunere de reguli tehnice pentru conservarea substitutivă , pe innovationpa.gov.it . Adus la 14 aprilie 2008 (arhivat din original la 15 aprilie 2008) .

Portalul legii : accesați intrările din Wikipedia care se ocupă de drept