Făcut repede și foarte bine!

Dezambiguizare - Dacă sunteți în căutarea altor semnificații, consultați A spus, gata! (dezambiguizare) .

Organigrama principiului logic de colectare și organizare care stă la baza metodei GTD

Făcut repede și foarte bine! este o carte a lui David Allen , care se ocupă cu un sistem de gestionare a timpului și de organizare a propriilor activități. Titlul original, Getting Things Done , poate fi tradus ca făcând lucrurile să se întâmple . Metoda este cunoscută în mod obișnuit prin acronimul GTD (care este, de asemenea, o marcă înregistrată ^[1] ).

GTD presupune că oamenii trebuie să-și curățe mintea de dificultățile de a-și aminti sarcinile, întâlnirile și detaliile. Metoda constă în „eliberarea minții de munca de amintire a tot ceea ce trebuie făcut” și concentrarea astfel deplină pe „îndeplinirea acestor sarcini”.

GTD se bazează pe utilizarea amintirilor externe ca „sistem de încredere” pentru a ține evidența sarcinilor, iar pentru aceasta a fost asociată cu teoria memoriei externe și a cogniției distribuite. ^[2]

După prima publicație din 2001 , GTD a devenit acum un adevărat model managerial pentru gestionarea timpului și a proiectelor sau, urmând definiția autorului însuși: o metodă „de a gestiona angajamentele, informațiile și comunicarea”. ^[1]

Descriere

Criteriile de bază ale GTD sunt re-elaborările și simplificările funcțiilor manageriale , ale ciclului de transmitere a informațiilor de gestionare a cunoștințelor și ale principiilor enunțate în eseurile lui Henry Mintzberg ^[3] .
Într-un sens, este mai mult o disciplină pragmatică decât o metodă de lucru. Allen însuși își descrie metoda ca „bun simț avansat”, deși susține că i-a trebuit douăzeci de ani să o rezolve în mod consecvent. ^[4]

Spre deosebire de alți experți în gestionarea timpului, David Allen nu își pune accentul pe prioritățile sarcinilor , ci recomandă crearea și gestionarea listelor precise de sarcini și acțiuni. Acest lucru este necesar deoarece „sistemul nostru de reamintire” mental este destul de ineficient și rareori ne amintește ce trebuie să facem, la momentul și locul potrivit, unde trebuie să o facem.

Allen afirmă că multe dintre blocurile pe care le întâlnim în general la finalizarea anumitor activități sunt cauzate de un plan front-end insuficient (de exemplu, pentru fiecare proiect este necesar să se clarifice ce urmează să fie realizat și care sunt acțiunile specifice necesare pentru realizarea acestuia ). Este foarte practic să eliminați toate intrările inutile și să vă concentrați doar pe cele necesare, apoi să setați în avans o serie de acțiuni care pot fi efectuate ulterior, fără o planificare ulterioară.

Allen scrie în cartea sa:
„Scoate-ți totul din minte. Luați decizii cu privire la ce să faceți atunci când apare problema - nu când explodează. Organizați-vă mementourile de proiect și acțiunile viitoare ale acestora în categorii adecvate. Păstrați-vă sistemul actualizat, complet și suficient de revizuit pentru a avea încredere în alegerile despre ceea ce faceți (și ceea ce nu faceți) în orice moment. "

Principii

S-a observat, cu o inversare a perspectivei, că, în realitate, scopul final al metodei este de a avea mintea liberă și relaxată, nu de a fi organizată. Organizarea este un rău necesar pentru a elibera mintea cuiva de constrângerile și presiunile zilnice. ^[5]
Modurile în care Allen sugerează organizarea sunt următoarele:

• Dezvoltați un „sistem de încredere” etanș la apă - toate acțiunile trebuie înregistrate și gestionate într-un fel (de exemplu, un bloc de notă, un sistem informatic, cum ar fi Google Calendar)
• Gruparea acțiunilor de făcut - Allen sugerează clasificarea nu în funcție de proiecte, ci în funcție de locurile în care aceste acțiuni trebuie efectuate (de exemplu, la computer, la supermarket, acasă, în vacanță.)
• Nu faceți distincții între muncă și sarcini private - pentru mintea noastră această distincție este inutilă și ar complica sistemul de lucru
• Urmați regula de 2 minute - dacă o acțiune poate fi efectuată în mai puțin de două minute, aceasta ar trebui făcută imediat
• Procesați toate intrările - organizați unul sau foarte puține puncte în care literele, fișierele, obiectele sunt colectate și analizate ulterior
• Faceți o revizuire săptămânală - examinați prioritățile activităților private și de lucru din săptămâna trecută și planificați-le pe cele din săptămâna următoare

Colectie

Colectați tot ce aveți nevoie pentru a urmări, a vă aminti sau a implementa în ceea ce Allen numește o găleată : o cutie fizică, o cutie de e-mail, un reportofon, un notebook, un PDA sau o combinație simplă a acestora. Scoateți totul din minte și puneți-l în dispozitivul colector , gata de procesare. Toate listele trebuie procesate (golite), cel puțin o dată pe săptămână.

Metodă

Când se procesează o listă de intrare, se urmează un flux de lucru strict:

Începeți de sus

Aveți grijă de câte un articol

Nu pune niciodată nimic înapoi pe listă

Dacă un articol nu necesită o anumită acțiune.

• verificați-l pentru referințe viitoare
• aruncați-l la gunoi
• evaluează ulterior posibila sa utilizare

Dacă un articol necesită acțiune ...

• grăbește-l acum și închide-l (dacă durează mai puțin de două minute)
• delegă-l
• amânați-l la o anumită dată (planificați-l în jurnal )
• puneți-l pe o listă de sarcini cât mai curând posibil

Regula de 2 minute

Dacă estimați că va dura mai puțin de două minute pentru a face ceva, a face acest lucru acum este calea de urmat. Două minute sunt desigur o indicație generală: în practică este timpul necesar planificării acțiunii la o altă dată.

Organizare

Allen descrie și recomandă o serie de liste (sau categorii) pentru a urmări elementele care necesită atenție:

• Următoarele acțiuni - Pentru fiecare element care necesită atenție, decideți care este următoarea acțiune care este posibilă din punct de vedere obiectiv și necesară din punct de vedere fizic. De exemplu, dacă intrarea este „Scrieți raportul proiectului”, următoarea acțiune ar putea fi „Trimiteți un e-mail lui Paolo pentru procesele-verbale ale întâlnirii” sau „Sunați-l pe John să întrebe despre cerințele raportului” sau ceva similar. Deși pot fi necesare multe acțiuni și diferiți pași pentru a finaliza intrarea, va trebui să faceți întotdeauna ceva înainte de ceilalți, iar acest lucru ar trebui înregistrat în următoarea listă de acțiuni. De preferință, acestea sunt împărțite în funcție de contextul în care pot fi realizate, cum ar fi în birou , la telefon sau în depozit .
• Proiecte - fiecare buclă deschisă , care necesită mai mult decât o singură acțiune fizică pentru a fi finalizată, devine un proiect. Proiectele sunt urmărite și revizuite periodic pentru a se asigura că fiecare are o acțiune următoare asociată și, prin urmare, poate fi continuată.
• În așteptare - când ați delegat o acțiune altcuiva sau așteptați un eveniment extern înainte de a putea continua un proiect, trebuie să îl urmăriți în sistem și să verificați periodic corectitudinea acțiunii sau să evaluați trimiterea unui memento.
• Mai devreme sau mai târziu / Poate - lucruri pe care la un moment dat doriți sau intenționați să le faceți, dar nu acum; exemple ar fi „a învăța limba germană” sau „a lua o vacanță de scufundări”.

Un calendar este, de asemenea, important, pentru a ține evidența numirilor și angajamentelor; cu toate acestea, Allen recomandă în mod special ca calendarul să fie rezervat pentru ceea ce el numește „panorame dificile”: lucruri care trebuie făcute în mod absolut într-un termen stabilit sau întâlniri și întâlniri stabilite în timp și într-un loc. Elementele de rezolvat ar trebui să fie mai simplu rezervate pentru lista acțiunilor viitoare.

O componentă organizațională cheie finală a GTD este sistemul de înregistrare. Făcut repede și foarte bine! explică faptul că, pentru a fi utilizat, un sistem de înregistrare trebuie să fie ușor, simplu și distractiv. Chiar și o singură bucată de hârtie, dacă aveți nevoie de ea ca referință, ar trebui să își merite propria poziție în arhivă dacă nu se încadrează într-un folder existent. Sugestia lui Allen este de a păstra un singur sistem de înregistrare, organizat alfabetic, pentru a-l face potrivit pentru stocarea și recuperarea informațiilor de care aveți nevoie cât mai repede și mai ușor posibil.

Revizuire

Listele de acțiuni și mementourile vor fi de puțin ajutor dacă nu sunt examinate cel puțin zilnic sau ori de câte ori aveți timp. Luând în considerare timpul, energia și resursele disponibile în acel moment, decideți care este cel mai important lucru de făcut în acest moment și faceți-l imediat ce ați terminat de examinat lista de acțiuni.

Dacă sunteți predispuși să amânați, s-ar putea să vă reduceți să faceți întotdeauna sarcinile ușoare și să le evitați pe cele dificile. Ca soluție la acest lucru, puteți decide să efectuați acțiunile pe listă una câte una, urmând comanda lor, la fel cum este sugerat să faceți pentru a elimina căsuța de e-mail.

Cel puțin o dată pe săptămână, disciplina GTD necesită revizuirea tuturor acțiunilor, proiectelor și înregistrărilor în așteptare , asigurându-vă că orice sarcini noi sau evenimente viitoare au fost introduse în sistem și că este bine actualizată. Allen recomandă crearea unui mecanism de reamintire pentru a vă reîmprospăta memoria în fiecare săptămână pentru sarcini și proiecte importante.

A face

Orice sistem organizațional nu funcționează dacă îți petreci tot timpul organizând sarcini în loc să le faci de fapt!

Susținerea lui David Allen este că, dacă puteți face simplu, ușor și distractiv să faceți ceea ce trebuie să faceți, veți fi mai puțin probabil să amânați sau să fiți copleșiți de prea multe verigi deschise în lanțul de acțiune și informații.

Critici

Unii observatori au subliniat că, în ciuda succesului mare al metodei, nu există o bază documentară și științifică solidă care să o susțină teoretic. Cu toate acestea, metoda pare să fie în concordanță cu modelele cognitive moderne. ^[2]

În noua ediție a cărții „Detto Fatto”, publicată în 2015, David Allen a adunat în apendice numeroase confirmări științifice ale validității metodei.

În cartea sa electronică Zen To Done, Leo Babauta - propunând o versiune simplificată a GTD - subliniază că metoda poate fi implementată cu relativă ușurință de către manageri de nivel înalt foarte ocupați, care se luptă să-și termine treaba, deoarece sunt întrerupți și supraîncărcați continuu. de informații și angajamente, dar cine își poate permite totuși să delege numeroase sarcini altora. Mai mult, potrivit Babauta, GTD poate fi prea complex și poate conduce la concentrarea asupra categorisirii sarcinilor, mai degrabă decât asupra aplicării lor reale. ^[6]

Implementări software

După prima publicație din 2001, GTD a devenit acum un adevărat „model de gândire” care a dat un impuls considerabil dezvoltării aplicațiilor (sau funcționalităților aplicațiilor existente).

În ciuda acestui fapt, David Allen menține o atitudine neutră și recomandă să înceapă aplicarea sistemului cu sisteme de hârtie ^[7] .

Software GTD

Numeroși manageri de informații personale și programe de gestionare a sarcinilor au fost dezvoltate sau modificate pentru a fi compatibile cu sistemul GTD.

Gmail, Firefox, Thunderbird și Outlook

Gmail utilizatorii pot utiliza etichete pentru a crea la- liste de activități și proiecte ^[8] . Există, de asemenea, o extensie Mozilla Firefox Gmail care implementează o interfață GTD direct pe browser ^[9] . Thunderbird poate fi configurat și pentru utilizare cu GTD ^[10]

În mod similar, etichetele și sarcinile Microsoft Outlook ^[11] și Microsoft Office OneNote ^[12] pot fi utilizate pentru implementarea GTD.

Notă

Bibliografie

• (EN) David Allen's Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin Books, 2001, ISBN 0-14-200028-0 .
• ( EN ) David Allen, Ready for Anything , Viking Books, 2003, ISBN 0-670-03250-6 .
• David Allen, Said, Gata! , Sperling & Kupfer, 2006, ISBN 978-88-200-4109-0 .
• David Allen, Gata și bine! , Sperling & Kupfer, 2010, ISBN 978-88-200-4811-2 .

linkuri externe

• ( RO ) Site-ul oficial al lui David Allen , pe davidco.com .
• (EN) wikisummaries.org: Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity , pe wikisummaries.org.
• ( RO ) Un sondaj asupra peisajului aplicației GTD , pe atpm.com .
• rinorizzo.com: „Obținerea completă sau personalizată a lucrurilor?” , pe rinorizzo.com .
• gettingthingsdone.it: "Cine este David Allen și cum s-a născut GTD®?" ^{[ link rupt ]} , pe gettingthingsdone.it .

Portalul Economiei : accesați intrările Wikipedia care se ocupă de economie