Scaner de protocol

Acest articol sau secțiune privind tehnologia informației și dreptul are o perspectivă geografic limitată . Ajutați la extinderea acestuia sau propuneți modificări în discuție . Dacă articolul este temeinic, ia în considerare dacă este preferabil să îl faci un articol secundar, în funcție de unul mai general. Urmați sfaturile din desenele de referință 1 , 2 .

Această intrare sau secțiune despre subiecte de periferie și drept nu menționează sursele necesare sau cei prezenți sunt insuficienți . Comentariu : O singură sursă este prezentă Puteți îmbunătăți această intrare adăugând citate din surse de încredere în conformitate cu liniile directoare privind utilizarea surselor . Urmați sfaturile de proiectare de referință .

Scannerul de protocol este un anumit tip de scaner utilizat în câmpul arhivistic pentru a cataloga corect diferite tipuri de acte și documente într-un registru de protocol . Acest dispozitiv avansat de intrare, de fapt, spre deosebire de scanerele obișnuite, pe lângă achiziționarea digitală a unei suprafețe analogice (de exemplu, coli tipărite și pagini de hârtie), este, de asemenea, capabil să imprime pe acesta unul sau mai multe șiruri alfanumerice care permit clasificarea documentului care urmează să fie fișier în jurnalul de protocol.

Acest instrument este utilizat mai ales pentru depunerea documentelor de către administrația publică : în special, în cea italiană , conform reglementărilor actuale (cu referire la Decretul prezidențial 445/2000 ^[1] ), organismele publice trebuie să raporteze un număr minim de informații pe documente pe suport de hârtie primite sau trimise altor subiecte publice sau private (cum ar fi cetățenii). Din acest motiv, deținerea informațiilor de acest tip pe un document (fie el pe hârtie sau digital) permite subiectului în cauză să îl caute în viitor, putând distinge cu ușurință două sau mai multe documente (aparent similare în ceea ce privește subiectul, data sau altul) până la identificarea celui de interes; de fapt, fiecărui document i se atribuie un număr de protocol care, împreună cu alte informații, determină unicitatea acestuia.

Domeniul principal de utilizare

În trecut, înainte de apariția computerelor și a programelor software de gestionare a documentelor, când un document pe hârtie sau un plic (de exemplu, poștă, colet) a fost primit de către o administrație publică, operatorul a trebuit să identifice primul număr imediat în registrul disponibil și să aloce la ea.

Chiar și căutarea unui document sau a unui fișier a reprezentat o operațiune mai complexă, întrucât, în special, a fost necesar să se găsească copia originală pe hârtie care, cu ceva timp în urmă, a fost livrată, trimisă sau eliberată terților. De exemplu, dacă ați mers în municipiul de reședință, deoarece cetățeanul nu a primit încă un răspuns la o cerere scrisă specifică (de exemplu, o autorizație pentru lucrări), operatorul a trebuit să comunice numărul de înregistrare și data documentului, atunci așteptați cu încredere să fie găsit rapid în arhiva de documente.

Până în prezent, după ce operatorul a introdus informațiile principale în câmpurile corespunzătoare ale ferestrei software a documentului (de ex. Expeditor, data primirii, subiect), legislația prevede că acum este posibil să atribuiți automat un număr de protocol unic. În acest moment, deoarece operatorul trebuie să transcrie numărul protocolului și alte informații de pe documentul procesat, există trei posibilități diferite:

1. Ștampilă : operatorul plasează o ștampilă și transcrie manual informațiile în spațiile furnizate (de exemplu, Municipiul xxxxx, data: zz / ll / aaaa, numărul protocolului xxxxxxx, ora: xx.xx).
2. Etichetă adezivă : operatorul selectează opțiunea de a imprima o etichetă pe software-ul documentului, care va fi generată de o imprimantă adecvată. Eticheta, care prezintă aceleași informații ca ștampila sau chiar date suplimentare (de exemplu, cod de bare), este plasată într-un spațiu liber al documentului.
3. Scanner de protocol : operatorul introduce imediat documentul (o pagină sau toate paginile) în alimentatorul de scanare și selectează opțiunea „protocol” de pe software. Dispozitivul, într-o singură operație, efectuează atât imprimarea, cât și scanarea hârtiei.

Beneficii

Avantajele scanerului de protocol, în comparație cu ștampilele și etichetele adezive, sunt multe, iar principalele sunt enumerate mai jos:

• Mai puține operațiuni : după ce a aplicat o ștampilă sau o etichetă, operatorul trebuie să introducă documentul într-un scaner și să-l digitalizeze.
• Controlul erorilor umane : dacă numărul de operații manuale solicitate de la operator este redus, eliminând faza de fixare a ștampilei și / sau etichetei, este posibil să se includă eroarea umană în singura fază inițială de introducere a datelor pe software. Se poate demonstra că acest lucru are și beneficii indirecte asupra stresului operatorului.
• Rentabilitãții: Cu nici o pierdere de generalitate, costul inițial al achiziționarea unui singur protocol Unitatea de scanare (inclusiv cartuș de cerneală) este comparabil cu costul total de achiziție al unui scaner de documente, imprimanta de etichete și consumabile aferente. Această comparație a fost aleasă, comparată cu cea cu scaner de documente și ștampilă, deoarece procedura cu aplicarea etichetelor adezive este cea mai utilizată.
• Respectarea mediului și a reglementărilor în domeniul digitalizării : pentru un operator obișnuit să folosească o ștampilă manuală, o operație repetitivă care poate genera erori umane frecvente, aplicarea unei etichete adezive poate părea mult mai simplă și mai rapidă. Când unele administrații publice au ales să o adopte, tranziția a fost dictată de faptul că eticheta adezivă la acel moment a permis o mai bună automatizare a procesului de înregistrare a documentelor. De fapt, de-a lungul anilor și odată cu dezvoltarea scanerului de protocol, a devenit clar că sistemul ar putea fi îmbunătățit în continuare. De fapt, utilizarea etichetelor adezive nu numai că a determinat tăierea continuă a copacilor de pe planetă, ci dacă a fost adoptată într-un proces (ref. Organisme publice de protocol) în care s-a dorit transformarea unei „hârtii” în formatul „digital” corespunzător. , apoi folosiți etichete, de fapt, a însemnat „a pune o bucată de hârtie deasupra unei alte hârtii, înainte de a transforma totul digital”. [...]

Tipuri

Există două tipuri de scanere de protocol:

• Pre-scanare : tipărirea se efectuează înainte de achiziția optică , prin urmare, documentul pe hârtie cu șirul de protocol este absolut congruent cu formatul digital creat. Acest tip este pe deplin conform cu legislația și nevoile pieței italiene, în care, de exemplu, ștampila sau eticheta este aplicată și înainte ca operatorul să introducă documentul pe hârtie într-un scaner de documente.
• Post-scanare : tipărirea se realizează după ce hârtia a fost deja scanată, astfel încât documentul de hârtie cu șirul de protocol nu este congruent cu formatul digital creat. Acesta din urmă nu a putut afișa șirul de protocol și, prin urmare, este adăugat „forțat” de software. Această procedură nu este admisibilă în temeiul legislației italiene. În alte țări, pe de altă parte (de exemplu, în Statele Unite ale Americii ), procedura a fost dezvoltată într-un mod diferit și tipărirea pe documente este prevăzută numai după ce acestea au fost deja digitalizate (de exemplu, aplicarea unui șir pe hârtia de către un scaner special, servește pentru a demonstra că documentul a fost introdus în sistemul informatic și, atunci când șirul este prezent, indică dacă a fost acceptat sau respins).

Notă

Elemente conexe

• Scanner de imagini
• Scanner (securitate cibernetică)
• Scanner receptor

Alte proiecte

• Wikționarul conține dicționarul lemă « scaner »

Portal IT : accesați intrările Wikipedia care se ocupă cu IT