Numărul protocolului
Numărul protocolului este un număr progresiv , unic și obligatoriu, care este atribuit fiecărui document înregistrat în registrul protocolului . În administrația publică, numărul de înregistrare devine astfel un fel de recensământ automat al documentelor, un instrument de clasificare cronologică și o garanție la data anumită a unui document.
Caracteristici
Fiecare document care intră și iese dintr-o entitate (sau un alt subiect care folosește protocolul) primește astfel un număr unic, care permite urmărirea acestuia și asigură recepția (sau trimiterea): protocolul este de fapt un act „de credință publică privilegiată”, adică protecție juridică și „autenticitate” întotdeauna, cu excepția cazului în care este posibil să se dovedească falsificarea acesteia.
Chiar și acțiunile care mută mașina de administrație publică trebuie înregistrate corect cu un număr de protocol regulat. În acest caz, registrul protocolului, de fapt, din punct de vedere juridic este un act public menit să garanteze ce, cum și când a fost făcut, indiferent de regularitatea acțiunii în sine. Prin urmare, documentul înregistrat în mod regulat evită modificarea acestuia și este capabil să producă efecte juridice în favoarea sau în detrimentul părților.
Este interzisă atribuirea aceluiași număr la două documente, chiar dacă este vorba de o „întrebare și răspuns” rapid (document de intrare și ieșire). În cazul registrelor computerizate, este necesar să nu fie posibilă schimbarea câmpurilor, prin înregistrarea unui document care a sosit mult mai târziu cu un vechi număr de protocol lăsat gol: este un act ilegal care invalidează validitatea legală a protocolului . De aici rezultă și gestionarea particulară a erorilor: atribuirea unui număr incorect anulează acel număr, care nu mai trebuie reutilizat (în registrele de hârtie eroarea trebuie să fie aprobată și contrasemnată de către managerii entității).
Numărul este, de asemenea, important din punct de vedere arhivistic , deoarece registrul alcătuiește primul inventar al arhivei curente , adică primul instrument creat pentru organizarea și căutarea documentației.
In lume
Italia
Numerotarea este reglementată în administrația publică italiană prin circulara din 1 martie 1897, nr. 17100/2 ( Circularul Astengo ) din 1897 și confirmat în dispozițiile legale ulterioare, în special prin Decretul Președintelui Republicii din 20 octombrie 1998, nr. 428 prin Decretul prezidențial din 28 decembrie 2000, nr. 445 și în cele din urmă prin decretul legislativ din 7 martie 2005, nr. 82 . Acesta indică ordinea de sosire a unui document în biroul de protocol: acesta trebuie să crească și este resetat la zero în fiecare an, la 1 ianuarie. Face parte din cele patru elemente necesare ale registrului (împreună cu data, indicația expeditorului sau destinatarului și registrul ).
Cerințe normative
- Articolele 50-57 din Decretul Președintelui Republicii din 28 decembrie 2000, nr. 445 - Text consolidat al dispozițiilor legislative și de reglementare privind documentația administrativă. (Textul A).
Bibliografie
- Antonio Romiti, Arhive generale, primele elemente , Civita Editoriale, Lucca 2008. ISBN 978-88-902649-2-4
