Tehnologia spațiului deschis

Tehnologia spațiului deschis (OST) este o metodologie de lucru care permite, în cadrul oricărui tip de organizație , să creeze grupuri de lucru ( ateliere ) și întâlniri ( întâlniri ) deosebit de inspirate și productive. Experimentat în ultimii douăzeci de ani în diferite țări ale lumii, a fost utilizat în gestionarea grupurilor compuse din minimum 5 până la maximum 2000 de persoane, în conferințe cu o durată de una, două sau chiar trei zile.

Este o metodologie de lucru inovatoare, deoarece în acest fel oamenii tind să nu se plictisească și, datorită climatului plăcut, într-un timp relativ scurt produc un document rezumat al tuturor propunerilor / proiectelor dezvoltate de grup, raportul instantaneu, document care, pe lângă utilitatea sa practică, devine mărturie a muncii depuse și garant al angajamentelor asumate.

Operațiune

Harrison Owen, pionier al tehnologiei spațiului deschis , a observat în cursul experienței sale ca organizator de conferințe ^[1] că oamenii se confruntă cu mult mai mult entuziasm în pauzele de cafea decât în timpul fazelor de lucru. Prin urmare, a ajuns să ia în considerare ipoteza structurării unei conferințe întregi, astfel încât participanții să se simtă liberi să propună subiecte și să le discute numai dacă sunt interesați de ele.
Dacă grupul de lucru este unit de pasiune și interes, atunci acesta va putea să se autoorganizeze și să-și atingă scopul.

O conferință gestionată prin metoda Open Space Technology poate dura de la una până la trei zile și include de obicei această agendă:

în prima parte discutăm într-un mod informal, începând să cunoaștem diferitele puncte de vedere;
în partea a doua se discută în detaliu subiectul în cauză;
în partea a treia se iau decizii.

Principii

Lucrarea se bazează pe patru „ principii ” și o „ lege ”.

Cele patru principii sunt:

Cine vine este persoana potrivită ; deciziile care se iau în timpul lucrării sunt opera celor care sunt prezenți. Deci nu este nevoie să ne gândim la cine ar fi putut interveni sau pe cine ar fi trebuit să invităm, este mult mai util să ne concentrăm asupra celor care sunt acolo. Participarea la tehnologia spațiului deschis ar trebui să fie întotdeauna voluntară, de fapt numai cei cărora le pasă cu adevărat de subiectul în discuție se vor angaja pe deplin, atât în abordarea acestuia, cât și în fazele de implementare ale proiectului.
Orice s-ar întâmpla este singurul lucru care s-ar fi putut întâmpla ; într-o anumită situație, cu anumite persoane și discutând un anumit subiect, rezultatul care va fi obținut este singurul rezultat posibil. Sinergiile și efectele care pot apărea din întâlnirea acestor persoane sunt imprevizibile și irepetabile, din acest motiv, oricine conduce o tehnologie a spațiului deschis trebuie să renunțe la controlul situației: bâjbâitul pentru a impune un rezultat sau un program de lucru este contraproductiv. Oricine facilitează o conferință Open Space trebuie să aibă încredere totală în abilitățile grupului.
Când începe, este momentul potrivit ; aspectul creativ al metodei. Este clar că trebuie să existe un început și un sfârșit, dar procesele creative de învățare care au loc în cadrul grupului nu pot urma un model temporal predefinit. De exemplu, luarea unei pauze la un anumit moment poate împiedica încheierea unui dialog, pierzând astfel informații sau idei fundamentale pentru realizarea proiectului.
Când s-a terminat s-a terminat ; dacă uneori durează mai mult decât se aștepta, uneori se întâmplă contrariul. De exemplu, dacă aveți două ore pentru a trata un anumit subiect, dar discuția se termină mai repede decât era de așteptat, este inutil să repetăm în continuare, mult mai bine să ne dedicăm timpul altceva.

În timp ce singura lege care guvernează tehnologia spațiului deschis este legea celor doi picioare : dacă descoperiți că nu învățați sau nu contribuiți la activități, ridicați-vă și mutați-vă într-un loc unde puteți fi mai productiv. Adică, dacă o persoană conversează despre un subiect și nu crede că poate fi utilă sau nu este interesată, este mult mai bine să se ridice și să se mute (de fapt, folosindu-și cele două picioare ) într-un alt grup unde ar putea fi mai folositor. Această atitudine nu trebuie interpretată ca o lipsă de educație , ci ca o modalitate de îmbunătățire a calității muncii.

Termeni de utilizare

Tehnologia spațiului deschis poate fi un instrument eficient, dar ar trebui utilizată numai dacă sunt îndeplinite condiții speciale. În caz contrar, pe lângă faptul că devine ineficient, se reduce la a fi o pierdere de timp și bani. Funcționează numai într-o situație care implică:

O problemă serioasă și reală la care să lucrezi
O complexitate ridicată
Puncte de vedere multiple
Conflict larg răspândit
Trebuie să găsesc o soluție imediată

Setare

Locul ideal pentru organizarea unei conferințe Open Space Technology trebuie să fie echipat cu o cameră suficient de mare pentru a găzdui toți participanții așezați într-un cerc și alte camere mai mici, ușor accesibile pentru grupurile care se vor forma în timpul fazelor de lucru. Spațiul nu trebuie să fie special structurat, este important, în schimb, să fie confortabil. Elementele fizice, precum mesele și birourile, nu sunt de nici un folos, deoarece ocupă spațiu și împiedică mișcările oamenilor.

În camera centrală trebuie să existe un perete unde să poată fi plasate afișele produse de grup, care trebuie să fie clar vizibile și ușor accesibile. O parte a camerei găzduiește zona computerului / fotocopiatorului , utilizată pentru pregătirea raportului instantaneu , în timp ce alta va fi zona dedicată pauzei de cafea.

Este important ca participanții să fie așezați în cerc pe scaune și ca scaunele să poată fi mutate cu ușurință; centrul cercului trebuie să fie gol, astfel încât fiecare să se poată privi în ochii celuilalt și să se simtă ca toți ceilalți. În acest fel, de la început se creează un sentiment de egalitate și participare.

Rolul facilitatorului

Facilitarea unei tehnologii a spațiului deschis este o experiență foarte diferită de orice altă experiență de facilitare , prin aceea că dorința de a deține controlul asupra evenimentelor trebuie lăsată deoparte. Facilitatorul trebuie mai întâi de toate să definească timpii, spațiile, să lanseze subiectul de discutat și să explice legea și cele patru principii. Când grupul este plasat într-un cerc, el trebuie să „deschidă spațiul”, intrând în centru. Luați cuvântul pentru a prezenta subiectul care va fi discutat și explicați că peretele gol din camera centrală reprezintă programul de lucru și că acesta va fi construit pe loc și de către participanți înșiși.

Zidul preia funcția de vitrina și grupul îl umple cu propunerile sale.
În acest moment, facilitatorul trebuie să explice cum să facă acest lucru: fiecare persoană care crede că are un subiect de discuție pe această temă trebuie să o scrie pe o cartelă, apoi să se ridice și să o prezinte grupului, având în vedere că cine a propus subiectul este sigur.că o ai deosebit de aproape de inimă și că nu crezi că altcineva ar trebui să aibă grijă de ea. Când subiectele sunt epuizate, fiecare promotor va trebui să-și atașeze cardul la buletinul publicitar, odată ce această operațiune este terminată, toată lumea va putea să observe diferitele subiecte care au apărut și să decidă la ce grup vor să adere. Grupurile formate vor fi autogestionate și vor produce, odată cu epuizarea subiectelor de discuție, un raport care, împreună cu cele ale celorlalte grupuri, va forma raportul instantaneu la sfârșitul lucrării.

La sfârșitul zilei va avea loc o sesiune de închidere sau o sesiune de actualizare a lucrărilor dacă tehnologia spațiului deschis este împărțită în câteva zile. Nu necesită formalități speciale, ne punem cu toții din nou în cerc și facilitatorul întreabă dacă cineva dorește să-și exprime opinia cu privire la munca depusă și ce intenționează să facă în lumina faptelor care au apărut.

Faza finală constă în pregătirea rapoartelor. Fiecare grup de lucru produce un raport la sfârșitul fiecărei sesiuni, introducând datele care au apărut în timpul discuției subiectului propus pe un computer și apoi le tipăresc. Rapoartele respective sunt atârnate pe peretele central, astfel încât toată lumea să le poată consulta în mod constant. Cu puțin înainte de sfârșitul zilei, rapoartele individuale sunt îmbinate într-un singur document și fiecare participant primește o copie personală.

Se poate părea că facilitatorul, odată finalizată faza de explicație inițială, aproape că și-a încheiat sarcina, dar nu este cazul. El trebuie să fie întotdeauna prezent, evident din punct de vedere fizic, dar și concentrat mental și întotdeauna disponibil. Trebuie să transmită încredere și liniște, să spună întotdeauna adevărul pentru a câștiga încrederea oamenilor. În cele din urmă, el trebuie să fie capabil să nu încerce să controleze evenimentele pentru a le aduce într-un punct decis anterior de el; o astfel de atitudine ar duce la eșecul sigur al tehnologiei spațiului deschis .

Notă

^ CV academic

Bibliografie

Garramone, V. și Aicardi, M. "Paradisul OST? Idei pentru utilizarea și analiza tehnologiei spațiului deschis", FrancoAngeli, Milano 2010.
Harrison Owen, "Open Space Technology - ghidul utilizatorului" editor Genius Loci, Milano 2008
Batini F., Capecchi G., Instrumente de participare, Erickson, Trento, 2005
Michael M. Pannwitzand Yaari, "Configurarea unui spațiu deschis - Ghid operațional", Genius Loci editore Milano 2009