Sisteme de management de proiect

Sistemele utilizate în contextul managementului de proiect pentru gestionarea unui proiect , în timp ce sunt funcționale pentru diferitele abordări existente de management de proiect , au (cel puțin parțial) caracteristici comune, care pot fi utilizate de diferite abordări. Urmând abordarea tradițională, dezvoltarea unui proiect include cinci componente: cele patru etape de dezvoltare plus controlul.

Faze de dezvoltare a proiectului

Indiferent de majoritatea metodologiilor utilizate, dezvoltarea unui proiect are aproximativ (probabil indicată cu nume diferite și / sau grupate diferit) aceleași faze principale: pregătire și pornire (sau pornire ), planificare și proiectare (înțeleasă ca identificarea cerințelor proiectului), execuția (sau producerea rezultatelor), monitorizarea și controlul proiectului, finalizarea și publicarea rezultatelor.

Pregătirea și pornirea

Faza de pregătire determină natura și scopul proiectului. Dacă această fază nu se desfășoară cu atenție, este foarte puțin probabil ca proiectul să poată atinge obiectivele pentru care a fost lansat. Este esențial ca contextul proiectului (organizațional, de afaceri, ...) să fie pe deplin înțeles și că mecanismele organizaționale adecvate (de exemplu, Comitetul de control cunoscut și sub numele de Comitetul de direcție ) și procesul (de exemplu, variabile pentru monitorizarea și controlul metodelor) care sunt capabil să asigure performanțe bune.

Faza de pregătire ar trebui să includă un plan coerent care să acopere următoarele domenii:

analiza nevoilor care decurg din client și traducerea acestora în obiective măsurabile ale proiectului;
analiza situației actuale;
proiectarea conceptuală a situației viitoare;
identificarea resurselor și echipamentelor necesare proiectului;
analiza costurilor și beneficiilor și traducerea acestora în termeni economici ( bugetul proiectului);
identificarea clienților, a protagoniștilor (inclusiv a utilizatorilor cheie) și a personalului de sprijin al proiectului;
redactarea obiectivelor proiectului și / sau a specificațiilor preliminare ale proiectului ( anexă tehnică ) care includ costuri, activități, rezultate și planificare.

Planificare și proiectare

După faza de pregătire, dezvoltarea proiectului începe până la nivelul de detaliu considerat adecvat și necesar pentru executarea proiectului. Uneori, un prototip (mic) al produsului final este construit și testat în această etapă (sau prima parte a timpului de rulare). Testul poate avea loc la sfârșitul construcției prototipului sau în paralel cu dezvoltarea acestuia și se desfășoară în general cu participarea utilizatorilor cheie și a figurilor interne în proiect (adesea identificate cu rolul de tester ).

În această etapă, ar trebui să existe deja un sistem adecvat de control pentru a asigura aderarea produsului final la specificațiile definite în obiectivele proiectului . Rezultatul fazei de proiectare trebuie să se asigure că produsul final:

satisface clientul, utilizatorii finali și cerințele inițiale;
funcționează așa cum era de așteptat;
poate fi produs în conformitate cu standardele de calitate definite;
poate fi produs în limitele de timp și cost ( buget ) definite.

Execuţie

Faza de execuție constă în procesele necesare pentru a îndeplini cerințele proiectului. Din perspectiva managerului de proiect, acest lucru este echivalent cu efectuarea și finalizarea lucrărilor definite în documentele care fac parte din Planul de Management al Proiectului (așa cum este indicat în secțiunea Livrabilă a activității de Management al Proiectului ). Livrabilele sunt produse ca rezultate din procesele definite în Planul de Management al Proiectului . Procesele prezente în faza de execuție, chiar mai mult decât faza de planificare și proiectare, pot duce la angajamente semnificative pentru coordonarea resurselor umane și neumane.

Monitorizare și control

Monitorizarea și controlul constau în acele procese implementate pentru a observa și măsura execuția proiectului pentru a identifica la timp riscurile și potențialele probleme și a întreprinde, atunci când este necesar, acțiuni corective menite să readucă proiectul în conformitate cu obiectivele sale. Principala presupunere a acestei activități de control constă în posibilitatea de a observa și măsura în mod regulat productivitatea proiectului, identificând abaterile (numite varianțe în teoria Gestionării valorii câștigate ) în raport cu productivitatea asumată în faza de planificare ( Planul de management al proiectului ) .

Ciclul de monitorizare și control

Monitorizarea și controlul includ:

măsurarea progresului activităților proiectului ( unde ne aflăm );
compararea cu previziunile din Planul de Management al Proiectului care constituie linia de bază a proiectului ( unde ar trebui să fim );
dezvoltarea și controlul acțiunilor corective care vizează înlăturarea problemelor și / sau evitarea riscurilor pentru a restabili productivitatea dorită a proiectului ( cum trebuie să continuăm );
supravegherea față de adoptarea implicită a schimbărilor de scop ( cerere de modificare ) neacordată și aprobată.

Măsurătorile efectuate presupun definirea unui sistem de indicatori definiți la începutul proiectului ( metricile proiectului) care include aproape întotdeauna costurile și cantitatea de muncă prestată ( efort ).

În această fază, identificarea problemelor și riscurilor necesită sprijinul continuu al utilizatorilor cheie; din punctul de vedere al unui auditor , viteza de identificare și gestionare a problemelor este un indicator important pentru determinarea stării de sănătate a proiectului.

În proiectele multifazice (proiecte în care planificarea și / sau faza de execuție este subdivizat în temporal subfaze , prin eliberarea de rezultate macro bine identificate) procesul de monitorizare și control creează , de asemenea , conexiunile dintre sub-fazele proiectului, în scopul implementării acțiunilor care mențin proiectul în concordanță cu Planul de management al proiectului .

În anumite contexte (de la sectorul construcțiilor la software) pentru proiecte de complexitate medie sau mare, este aproape imposibil să nu apară variații de scop. Variațiile pot consta, de exemplu, din:

modificări provenite din necesitatea rezolvării problemelor de proiectare;
condiții de funcționare găsite diferite de cele ipotezate (de exemplu, în sectorul construcțiilor: consistența solului diferită de cea așteptată);
probleme de disponibilitate a materialelor necesare;
modificările solicitate de contractori sau introduse de terți;
etc.

Pe lângă recunoașterea variațiilor în contextul proiectului (de multe ori acest lucru implică o reciclare în faza de proiectare), acestea trebuie documentate, păstrând dovezi ale diferențelor cu scopurile inițiale ale proiectului (pentru a permite clientului să înțeleagă clar ce s-a schimbat și mai ales pentru a găsi justificările pentru diferitele timpuri și costuri ale realizării proiectului). În sectoarele industrial și al construcțiilor, producția de documentație „așa cum este construită” este o practică destul de obișnuită impusă de contracte. Variațiile de scop pot necesita, de asemenea, modificări ale contractului stabilit între părți pentru realizarea proiectului.

Instrumentul central al fazei de monitorizare și control este Raportul de progres al lucrărilor (SAL, cunoscut și sub numele de Raport de stare a proiectului ), întocmit de managerul de proiect pentru a informa ceilalți actori cu privire la procesul de monitorizare cu privire la starea proiectului. Principalele informații prezente în SAL sunt:

livrabile eliberate (în raport cu planul);
costurile și timpul acumulat (în raport cu planul);
probleme și riscuri, atât deschise, cât și rezolvate;
acțiuni în desfășurare („cine face ce până când”) pentru a aborda problemele și riscurile deschise.

Costurile (diferențiate între acumulate, reale, planificate) sunt adesea exprimate prin costul standard conform unei abordări contabile industriale , mai degrabă decât prin costul punctual (destinat costului precis) utilizat de contabilitatea generală

Completare

Finalizarea proiectului necesită acceptarea formală a livrabilelor livrate și executarea tuturor activităților „administrative” care vizează închiderea tuturor celor în așteptare, inclusiv depunerea documentelor și redactarea rapoartelor de închidere (inclusiv „lecțiile învățate” Adică lecții învățate din proiect). Faza de închidere poate fi împărțită în două părți:

închiderea proiectului: finalizarea tuturor activităților deschise ale proiectului (concedierea și realocarea echipei de lucru angajate, lucrările finale și costurile efective, statistici de performanță, rapoarte de închidere, curățarea mediului fizic al proiectului, inclusiv fișierele și spațiile utilizate);
încheierea contractului: obținerea acceptării formale a clientului pentru fiecare grup de livrabile stabilite prin contract, verificarea tuturor obligațiilor contractuale și rezolvarea tuturor problemelor care rămân deschise.

Sistem de control al proiectului

Controlul proiectului este acea componentă care servește pentru a menține proiectul în conformitate cu planurile de lansare, timpii și costurile. Începe în același timp cu faza de planificare și se încheie cu verificarea livrabilelor livrate , parcurgând fiecare fază a proiectului. Pentru fiecare proiect, trebuie evaluat cel mai adecvat nivel de control necesar: un control prea articulat ar crește inutil costurile, un control prea slab ar crește periculos riscurile. Dacă controlul proiectului nu este construit corect, costul implementării ar trebui să includă și costurile pentru remedierea erorilor (în general înțelese ca abateri de la specificațiile dorite) și revizuiri / inspecții suplimentare.

Sistemele de control, în funcție de proiect, servesc la guvernarea unui set de aspecte care includ (nu neapărat întotdeauna toate variabilele enumerate) costuri, riscuri, calitate, comunicații, timpi, resurse umane, schimbări de scop, gestionarea achizițiilor. Un auditor , însărcinat cu măsurarea și controlul progresului unui proiect, construiește un sistem de control în funcție de obiectivele atribuite proiectului și de variabilele (în principal legate de cele mai probabile și mai impactante riscuri) pe care clienții / protagoniștii le consideră cele mai multe adecvat fii cu ochii pe. Un auditor poate face parte din echipa de proiect (în mai multe cazuri funcțiile sale pot fi absorbite de managerul de proiect), mai degrabă decât să constituie o figură autonomă (poate dependentă de un organism extern) care vizează fotografierea mai obiectivă a stării proiectului.

În mai multe cazuri, procesele de control formal sunt dezvoltate pentru a se asigura că măsurarea și controlul progresului proiectului se realizează cât mai obiectiv posibil. Un bun sistem formal de control include:

strategia care vizează asigurarea alinierii managementului proiectului la obiectivele generale ale organizației care l-a lansat;
standardele la care trebuie să respecte proiectul;
directivele de management al proiectului pentru respectarea timpilor și costurilor;
procedurile de descriere a proceselor care guvernează proiectul.

O tehnică de analiză foarte răspândită și integrată în mod obișnuit în sistemele de control ale unui proiect este analiza valorii câștigate care are ca scop măsurarea obiectivă în termeni de costuri (sau ore de muncă, în proiecte în care echivalența are sens) progresul unui proiect în raport cu costurile estimate de plan și de cele suportate efectiv. Valoarea câștigată măsoară în practică costurile acumulate în raport cu costurile totale așteptate (actualizate cu estimările „finale”) ale proiectului.

Elemente conexe